Вантажівка припаркувалася біля рампи, комірник прийняв товар, підписав ТТН, а бухгалтер виявив, що супровідних документів на вартість немає. Ситуація, знайома кожному, хто працює з постачальниками в режимі «на вчора». Власник бізнесу тисне: товар має бути на вітрині вже сьогодні, бо клієнти чекають. Бухгалтер вагається, бо оприбуткування без первинного документа — це класичний виклик для податкового обліку.
Це дуже життєва проблема. Наприклад, постачальник уже привіз ТОВ товар на 120 000 грн, склад його прийняв, частину навіть почали продавати, а бухгалтер отримує відповідь:
«Накладну постачальник дошле пізніше».
І тут одразу виникає купа питань: чи можна оприбуткувати товар без накладної; що робити, якщо первинка прийде наступного місяця; як визначити вартість; чи можна вже продавати товар; як списувати собівартість; що робити з ПДВ; які внутрішні документи оформити; що буде, якщо постачальник узагалі не надішле документ.
Особливо сильним буде блок про ситуацію:
товар фізично є → покупцю вже продали → дохід є → собівартість потрібно відобразити → документа постачальника досі немає.
І тут можна нормально пояснити механізм, передбачений правилами бухобліку для випадків, коли на момент складання звітності первинного документа від контрагента ще немає, але операція фактично відбулася, — з урахуванням внутрішнього документа та подальшого коригування після отримання первинки. Але перед написанням я перевірю актуальні на 2026 рік вимоги Закону про бухоблік, Положення №88, НП(С)БО 9 та ПДВ, щоб не переносити старі правила в статтю.
Я б навіть зробив заголовок трохи гострішим:
⚠️ Товар уже на складі, а накладної немає: чи можна його продавати і що робити бухгалтеру
Оцей варіант я б ставив на 13:00. Він зрозумілий і власнику, і бухгалтеру та базується на ситуації, яка реально виникає в бізнесі.
добре пишемо статтю
Так, пишемо повну статтю на 13:00. Я перевірив чинні правила перед написанням. І тут є дуже сильний практичний момент: відсутність накладної постачальника не означає, що товару для бухобліку «не існує», якщо поставка реально відбулася. Але просто поставити товар на облік «зі слів директора» теж не можна.
⚠️ Товар уже на складі, а накладної немає: чи можна його продавати і що робити бухгалтеру
П'ятниця.
На склад ТОВ приїжджає машина постачальника.
Привезли товар:
120 000 грн.
Комірник товар прийняв.
Менеджер уже виставляє його покупцям.
А бухгалтер запитує:
«Де видаткова накладна?»
Відповідь:
«Постачальник дошле наступного тижня».
Наступного тижня документа немає.
Потім закінчується місяць.
Частину товару вже продано, гроші від покупців отримані, дохід є.
А документів від постачальника все ще немає.
І виникає питання:
ЩО БУХГАЛТЕРУ РОБИТИ З ТОВАРОМ, ЯКИЙ ФІЗИЧНО Є, А «НА ПАПЕРІ» ЙОГО НІБИ НЕМАЄ?
Розбираємо.
1. Перше правило: бухгалтерський облік повинен відображати реальну господарську операцію
Якщо постачальник фактично передав підприємству товар, а підприємство його прийняло, на складі відбулася реальна господарська операція.
Закон про бухгалтерський облік визначає первинний документ як документ, який містить відомості про господарську операцію, а підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Законодательство Украины
Тому неправильні обидві крайнощі.
❌ Варіант 1
«Накладної немає — товару в бухгалтерії не показуємо».
Хоча на складі лежить товар на 120 000 грн.
❌ Варіант 2
«Товар привезли — бухгалтер просто поставить його на облік зі слів директора».
Так теж не працюємо.
Потрібно документально зафіксувати фактичну господарську операцію.
2. Чи обов'язково чекати саме видаткову накладну постачальника?
Ось тут найцікавіше.
Звичайно, нормальна схема виглядає так:
ПОСТАЧАЛЬНИК → ТОВАР + ПЕРВИННИЙ ДОКУМЕНТ → СКЛАД → БУХГАЛТЕРІЯ.
Але життя виглядає інакше.
Товар може приїхати:
без накладної;
з документом без підпису;
з помилковою накладною;
з документом, який обіцяли надіслати через ЕДО;
або постачальник просто затягнув оформлення.
І Положення №88 передбачає механізм саме для ситуації, коли операція відбулася, але на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період первинний документ від контрагента не отриманий.
Якщо така можливість передбачена правилами документообігу підприємства, підставою для відображення операції може бути належним чином оформлений внутрішній первинний документ — акт, складений відповідальною посадовою особою. Це підтверджував і Мінфін у своїх роз'ясненнях. Министерство Финансов Украины
Оце ключовий механізм.
3. Але є важлива умова
Не можна після прочитання попереднього пункту зробити висновок:
«Чудово. Тепер накладні від постачальників узагалі не потрібні — бухгалтер сам собі намалює акт».
Ні.
Механізм працює, якщо підприємство передбачило його у своїх:
ПРАВИЛАХ ДОКУМЕНТООБІГУ.
Тому я б рекомендував підприємству заздалегідь прописати порядок дій на випадок:
первинний документ від контрагента не отримано до моменту закриття відповідного звітного періоду.
Положення №88 також передбачає організацію документообігу підприємства, зокрема встановлення графіка документообігу наказом керівника. od.tax.gov.ua
4. Що робимо в нашому прикладі
ТОВ замовило:
100 одиниць товару.
Договірна вартість:
120 000 грн без ПДВ.
Товар фактично приїхав:
27 серпня.
Комірник прийняв:
100 одиниць.
А видаткова накладна до закриття місяця від постачальника не надійшла.
Якщо правила документообігу ТОВ передбачають відповідний механізм, відповідальна особа складає:
ВНУТРІШНІЙ АКТ
про фактичне отримання товару.
5. Що я б зазначив у внутрішньому акті
Документ не повинен виглядати так:
«Ми отримали якийсь товар приблизно на 120 тисяч».
Потрібна нормальна ідентифікація операції.
Я б зазначив:
найменування підприємства;
назву документа;
дату складання;
постачальника;
підставу поставки — договір/замовлення/рахунок;
дату фактичного отримання;
найменування товару;
кількість;
одиницю виміру;
оцінку вартості;
місце приймання;
ПІБ та посаду відповідальної особи;
підпис або інші дані, що дозволяють її ідентифікувати.
Первинні документи повинні містити встановлені законодавством обов'язкові реквізити, які дозволяють зрозуміти зміст та обсяг господарської операції й ідентифікувати відповідальних осіб. Законодательство Украины
6. Звідки взяти вартість, якщо накладної немає?
Наприклад, товар фізично отриманий, але фінального документа немає.
Це не означає, що бухгалтер повинен вигадати цифру.
Дивимося на документи, які вже існують:
договір;
специфікацію;
рахунок;
замовлення;
листування;
узгоджену ціну;
попередню оплату;
інші дані, які дозволяють обґрунтовано оцінити операцію.
Наприклад:
за договором:
1 одиниця = 1 200 грн.
Отримали:
100 одиниць.
Отже, оцінка:
120 000 грн.
Тобто цифра повинна мати економічне обґрунтування.
7. А якщо накладна прийшла наступного місяця на іншу суму?
Оце дуже хороший практичний момент.
Припустимо, внутрішнім актом ми оцінили товар:
120 000 грн.
У вересні постачальник нарешті надсилає первинний документ.
А там:
122 500 грн.
Що робити?
Не потрібно робити вигляд, що:
«У серпні було 120 000, а тепер у нас ще одна окрема поставка на 122 500».
Це одна господарська операція.
Положення №88 передбачає: після надходження документа від контрагента операція, яка раніше була відображена за внутрішнім документом, коригується на різницю між попередньою оцінкою та фактичними даними документа постачальника. od.tax.gov.ua
У нашому випадку:
122 500 − 120 000 =
2 500 грн коригування.
8. Чи можна продавати товар, якщо накладна ще не прийшла?
Оце питання власника.
Товар:
фактично отриманий;
перерахований;
прийнятий підприємством;
використовується у господарській діяльності.
Відсутність саме видаткової накладної постачальника не означає автоматичної заборони на реалізацію такого товару.
Але тут є принципова умова:
ПІДПРИЄМСТВО ПОВИННО МАТИ ДОКУМЕНТАЛЬНО ПІДТВЕРДЖЕНУ ІСТОРІЮ ПОХОДЖЕННЯ ТА ОТРИМАННЯ ТОВАРУ.
Тобто я б не радив модель:
«Товар завезли невідомо хто, документів немає, договору немає, рахунку немає, але ми вже продаємо».
Це зовсім інша ситуація.
9. Особливо небезпечний сценарій
Товар приїхав.
Документів немає.
На склад його бухгалтер не поставив.
А менеджери вже продали половину.
Наприклад:
отримали:
100 шт.
продали:
60 шт.
В обліку при цьому:
0 шт.
Тобто бухгалтерська програма фактично показує:
«Продали товар, якого підприємство ніколи не отримувало».
Ось це вже серйозний сигнал.
10. Чому це спотворює фінансовий результат
Припустимо, 60 одиниць продали за:
120 000 грн без ПДВ.
Дохід підприємство відобразило.
А собівартість отриманого товару не показало, тому що:
«Накладна ще не прийшла».
Що відбувається?
У звітності маємо:
ДОХІД — Є.
СОБІВАРТОСТІ — НЕМАЄ.
Прибуток штучно завищений.
А це вже порушує нормальну логіку бухгалтерського обліку.
Тому відсутність документа контрагента не можна просто вирішити методом:
«ПОЧЕКАЄМО НАСТУПНОГО МІСЯЦЯ».
11. А що з ПДВ?
І ось тут потрібно чітко відокремити:
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК
від
ПОДАТКОВОГО КРЕДИТУ З ПДВ.
Внутрішній акт може за встановлених умов допомогти відобразити господарську операцію в бухгалтерському обліку.
Але він не означає автоматично:
«Можемо поставити вхідний ПДВ у податковий кредит».
За загальним правилом зареєстрована в ЄРПН податкова накладна є підставою для формування податкового кредиту покупцем. Державна податкова служба України
Тому:
ВНУТРІШНІЙ АКТ ≠ ПОДАТКОВА НАКЛАДНА.
Це дуже важливо.
12. Наприклад
Отримали товар:
120 000 грн + 24 000 грн ПДВ.
З точки зору фактичного отримання запасів підприємству потрібно правильно відобразити господарську операцію.
Але якщо податкова накладна постачальника:
НЕ ЗАРЕЄСТРОВАНА В ЄРПН,
то просто сказати:
«У нас є внутрішній акт, тому беремо 24 000 грн у податковий кредит»
— неправильно.
ДПС у 2026 році продовжує наголошувати, що для загального випадку право на податковий кредит пов'язане з належною реєстрацією податкової накладної в ЄРПН; для несвоєчасно зареєстрованих ПН діє встановлений ПКУ строк у 365 календарних днів. nvp.tax.gov.ua
Є окремі спеціальні випадки формування податкового кредиту без ПН, прямо передбачені ПКУ, але звичайну товарну поставку не потрібно автоматично підганяти під ці винятки. cv.tax.gov.ua
13. А якщо податкова накладна є, а видаткової немає?
Оце теж дуже цікава ситуація.
Бухгалтер бачить у ЄРПН:
ПН ЗАРЕЄСТРОВАНА.
А видаткову накладну постачальник не надіслав.
Чи означає зареєстрована ПН, що первинка більше не потрібна?
НІ.
Податкова накладна вирішує своє питання — насамперед ПДВ.
А бухгалтерський облік господарської операції має бути підтверджений відповідними первинними документами.
Тому не плутаємо:
ПОДАТКОВА НАКЛАДНА
і
ПЕРВИННИЙ ДОКУМЕНТ НА ОТРИМАННЯ ТОВАРУ.
14. Що повинен зробити склад
Цю проблему не можна перекладати тільки на бухгалтера.
Якщо на підприємстві є склад, я б встановив просте правило:
ТОВАР НЕ МОЖЕ «ТИХО» З'ЯВИТИСЯ НА СКЛАДІ.
Комірник повинен зафіксувати:
хто привіз;
коли привіз;
що саме;
скільки;
за яким замовленням;
у якому стані;
хто прийняв.
Якщо документа постачальника немає — інформація негайно передається бухгалтерії.
Не через:
три тижні.
А в день приймання.
15. Що повинен зробити бухгалтер
Побачивши поставку без документа, бухгалтер не повинен просто писати собі:
«Нагадати через місяць».
Я б робив так:
КРОК 1
Перевірити договір та замовлення.
КРОК 2
Підтвердити факт отримання товару зі складом.
КРОК 3
Встановити кількість.
КРОК 4
Визначити обґрунтовану оцінку.
КРОК 5
Письмово запросити первинний документ у постачальника.
КРОК 6
Якщо документ не отримано до моменту закриття регістрів — застосувати передбачений підприємством порядок внутрішнього документування.
КРОК 7
Після отримання документа постачальника — звірити суми та зробити необхідне коригування.
16. Я б додав ще одне правило
Не обмежуйтеся телефонним дзвінком:
«Олено, скинь накладну».
Краще мати електронний слід:
лист;
ЕДО;
службове повідомлення;
офіційний запит контрагенту.
Чому?
Тому що через пів року можна буде показати:
підприємство не ігнорувало відсутність документа — воно його вимагало.
17. А якщо постачальник взагалі зник?
Оце вже інша категорія ризику.
Наприклад:
товар отримали;
гроші заплатили;
постачальник перестав відповідати;
первинки немає.
Тоді потрібно зібрати максимальний пакет доказів реальності операції:
договір;
рахунок;
банківську виписку;
замовлення;
листування;
ТТН — якщо була;
складські документи;
внутрішній акт;
документи подальшого продажу;
інші докази фактичного руху товару.
Бо в разі податкового спору значення має не просто наявність якогось папірця, а реальність господарської операції та її економічний зміст. Такий підхід підтверджується і актуальною судовою практикою 2026 року. ipLex
18. А якщо товар фактично НЕ приїхав?
Тут усе навпаки.
ТОВ заплатило:
120 000 грн авансу.
Постачальник надіслав накладну.
А товар:
НЕ ПРИВІЗ.
Не можна сказати:
«Накладна є — ставимо товар на склад».
Бухгалтерський облік повинен відображати реальну господарську операцію.
Тобто папір сам по собі не створює 100 коробок товару на складі.
Це дуже важливий принцип:
НЕ ТІЛЬКИ ДОКУМЕНТ → ОПЕРАЦІЯ.
А:
РЕАЛЬНА ОПЕРАЦІЯ + НАЛЕЖНЕ ДОКУМЕНТУВАННЯ.
19. Три ситуації, які не можна плутати
| Ситуація | |
| Товар отримано + первинка є | Нормальна поставка |
| Товар отримано + первинки ще немає | Документуємо факт і працюємо за правилами документообігу |
| Первинка є + товару фактично немає | Не створюємо фіктивний запас |
Саме друга ситуація є темою нашої статті.
І вона не означає, що підприємству дозволено працювати взагалі без документів.
20. Найгірша практика
Постачальник привозить товар регулярно.
Накладні надсилає:
раз на три місяці.
Склад веде один Excel.
Менеджери — другий.
Бухгалтерія — третій.
У результаті:
фактичний залишок ≠ бухгалтерський залишок;
продажі ≠ списання;
еквайринг ≠ дохід;
ПДВ ≠ первинка;
склад ≠ бухгалтерія.
А потім проводиться інвентаризація — і ніхто не розуміє:
звідки взявся товар і куди він подівся.
Оце вже не проблема однієї накладної.
Це проблема системи внутрішнього контролю.
📋 Чек-лист FinAr: товар приїхав без накладної
☑ 1. ФАКТ ПОСТАВКИ
Переконайтеся, що товар реально отриманий.
☑ 2. КІЛЬКІСТЬ
Зафіксуйте фактичну кількість.
☑ 3. ПІДСТАВА
Знайдіть договір, рахунок, специфікацію або замовлення.
☑ 4. ВАРТІСТЬ
Визначте документально обґрунтовану оцінку.
☑ 5. ВНУТРІШНІЙ ДОКУМЕНТ
Якщо виконані умови Положення №88 і це передбачено правилами документообігу — оформіть внутрішній первинний документ.
☑ 6. ПОСТАЧАЛЬНИК
Письмово вимагайте належний документ.
☑ 7. ПДВ
Окремо перевірте наявність і реєстрацію податкової накладної.
☑ 8. КОРИГУВАННЯ
Коли документ постачальника надійде — звірте його з внутрішньою оцінкою.
⚠️ І головне
Не потрібно вибирати між двома поганими варіантами:
«Документа немає — нічого не показуємо».
або:
«Товар є — бухгалтер щось сам намалює».
Законодавство дає підприємству механізм для ситуації, коли операція реально відбулася, але документ контрагента запізнюється.
Проте цей механізм потрібно правильно організувати заздалегідь у правилах документообігу, а внутрішній документ має бути належно оформлений. Министерство Финансов Украины
💡 Рекомендація FinAr
На підприємстві повинна працювати проста логіка:
ТОВАР ПРИЇХАВ → СКЛАД ЗАФІКСУВАВ → БУХГАЛТЕРІЯ ДІЗНАЛАСЯ → ДОКУМЕНТ ПЕРЕВІРИЛИ → ТОВАР ВІДОБРАЗИЛИ В ОБЛІКУ.
Якщо документа постачальника немає:
ФІКСУЄМО ФАКТ → ЗАПИТУЄМО ПЕРВИНКУ → ЗА УМОВ ПОЛОЖЕННЯ №88 ОФОРМЛЮЄМО ВНУТРІШНІЙ ДОКУМЕНТ → ПІСЛЯ ОТРИМАННЯ ПЕРВИНКИ КОРИГУЄМО РІЗНИЦЮ.
І окремо контролюємо ПДВ.
Бо:
ВНУТРІШНІЙ АКТ МОЖЕ ВИРІШИТИ ПИТАННЯ БУХОБЛІКУ, АЛЕ НЕ ЗАМІНЮЄ ПОДАТКОВУ НАКЛАДНУ ДЛЯ ПОДАТКОВОГО КРЕДИТУ.
Найгірша ситуація — не та, коли постачальник на кілька днів запізнився з накладною.
Найгірша — коли товар уже продано, гроші отримані, а бухгалтер уперше дізнається про його існування наприкінці місяця.
Фінансовий облік — це не лише про цифри, це про безпеку вашого бізнесу. Команда FinAr допомагає налаштувати процеси так, щоб ви не опинялися в ситуації вибору між швидким продажем та податковим штрафом. Ми впроваджуємо управлінський облік, який дозволяє бачити реальну картину запасів та контролювати документообіг до того, як виникнуть проблеми.
Часті питання
01 Чи можна продавати товар, якщо накладна ще не прийшла?
02 Що робити, якщо товар фізично приїхав, а документів немає?
03 Які наслідки для бізнесу, якщо продавати товар без накладних?
Обговорення
Завантаження коментарів...