Ситуація для бізнесу дуже типова.
ТОВ домовилося з постачальником про закупівлю товару.
За договором:
вартість — 1 200 000 грн з ПДВ;
передоплата — 100%;
строк поставки — 10 днів.
ТОВ перерахувало гроші.
Минуло 10 днів.
Товару немає.
Постачальник відповідає:
«Машина затрималася. Наступного тижня точно відвантажимо».
Минає місяць.
Потім другий.
На рахунку підприємства мінус 1,2 млн грн, товару немає, а бухгалтерія продовжує показувати аванс постачальнику.
І тут власнику потрібно поставити набагато важливіше питання:
МИ ЩЕ ЧЕКАЄМО ТОВАР — ЧИ ВЖЕ ФІНАНСУЄМО ЧУЖИЙ БІЗНЕС?
1️⃣ Що відбулося в момент перерахування 1,2 млн грн
Найперше — не потрібно плутати виплату грошей із витратами.
ТОВ перерахувало:
1 200 000 грн
Банк:
−1 200 000 грн
Але це ще не означає:
витрати підприємства = 1 200 000 грн.
Як правило, у бухгалтерському обліку виникає дебіторська заборгованість постачальника за виданим авансом.
Економічно все просто.
Учора у компанії був актив:
💳 1,2 млн грн грошей.
Сьогодні замість нього:
📄 право отримати товар або повернення 1,2 млн грн.
Гроші не стали витратами.
Вони перетворилися на дебіторську заборгованість.
2️⃣ Але для cash flow гроші вже пішли
Ось тут і виникає проблема, яку бухгалтерський прибуток може не показати власнику одразу.
Припустимо, до платежу на рахунку було:
3 000 000 грн
Постачальнику перерахували:
−1 200 000 грн
Залишилося:
1 800 000 грн
А протягом найближчих тижнів потрібно сплатити:
| Платіж | Сума |
| Зарплата + податки | 600 000 грн |
| ПДВ | 450 000 грн |
| Інші постачальники | 700 000 грн |
| Оренда та інші платежі | 180 000 грн |
| Разом | 1 930 000 грн |
А грошей:
1 800 000 грн
Виникає касовий розрив:
🔴 −130 000 грн
І все через те, що 1,2 млн грн зависли у постачальника.
3️⃣ Фактично великий аванс — це фінансування постачальника
Юридично це не кредит.
Але з погляду фінансів бізнесу ефект дуже схожий.
ТОВ віддало іншій компанії:
1 200 000 грн
і до моменту отримання товару не може використовувати ці гроші у власній діяльності.
Якщо товар повинен був приїхати через 10 днів — це одна ситуація.
Якщо минуло:
30 → 60 → 90 → 180 днів,
а грошей і товару немає — зовсім інша.
Тому власнику варто контролювати не тільки:
«Скільки ми винні постачальникам?»
але й:
«Скільки наших грошей знаходиться у постачальників?»
4️⃣ Що відбувається з ПДВ
Припустимо:
аванс — 1 200 000 грн з ПДВ.
У ньому:
1 000 000 грн — база
200 000 грн — ПДВ.
Для постачальника отримання авансу є першою подією, тому за загальним правилом виникають ПДВ-зобов'язання та обов'язок скласти податкову накладну.
А для покупця належно складена та зареєстрована в ЄРПН податкова накладна є підставою для податкового кредиту за правилами ПКУ. Це підтверджує й актуальна база знань ДПС. ZIR
Тобто:
ТОВ перерахувало 1,2 млн грн
↓
постачальник зареєстрував ПН
↓
за наявності законних підстав покупець може сформувати:
200 000 ГРН ПОДАТКОВОГО КРЕДИТУ
І сам факт того, що через 10 днів товар ще не поставили, не означає автоматичного анулювання цього ПК.
5️⃣ А якщо гроші перерахували, а ПН немає?
Тоді ситуація для покупця вже гірша.
На рахунку:
−1 200 000 грн
Товар:
0 грн
І податкового кредиту на підставі незареєстрованої ПН:
немає.
Фактично бізнес одночасно отримує дві проблеми:
1. гроші зависли;
2. ПДВ 200 тис. грн не потрапив до ПК.
Саме тому контроль великих авансів повинен включати не тільки менеджера із закупівель, але й бухгалтерію.
6️⃣ Не треба чекати 90 днів, щоб почати діяти
Це дуже поширена управлінська помилка:
«Ще почекаємо».
У договорі написано:
поставка до 15 липня.
Настає 16 липня.
Зобов'язання не виконане.
Це вже сигнал діяти відповідно до договору та закону.
Не існує універсального правила:
«90 ДНІВ НЕМАЄ ТОВАРУ — ТІЛЬКИ ТОДІ БОРГ СТАЄ ПРОБЛЕМНИМ».
30, 60 чи 90 днів можуть бути внутрішніми контрольними межами підприємства, але вони не замінюють умов договору та правил бухгалтерського/цивільного законодавства.
7️⃣ Що повинна зробити бухгалтерія
Бухгалтер не повинен просто залишати:
«Аванс постачальнику — 1,2 млн»
протягом наступних двох років.
Потрібно контролювати:
дату платежу;
договірний строк поставки;
суму авансу;
ПДВ;
наявність ПН;
строк прострочення;
листування з постачальником;
звірку розрахунків;
наявність претензійної/судової роботи;
ознаки сумнівності заборгованості.
8️⃣ Коли дебіторка стає сумнівною
Тут теж не можна користуватися правилом:
«Минуло 90 днів — створюємо резерв».
За НП(С)БО 10 оцінюється невпевненість у погашенні поточної дебіторської заборгованості; для сумнівних боргів застосовуються правила створення резерву.
Тобто дивимося не просто на календар.
Наприклад:
Постачальник А
прострочив поставку на 20 днів, але:
- працює;
- підтвердив товар;
- має історію нормальних поставок;
- частину вже відвантажив.
І:
Постачальник Б
прострочив на ті ж 20 днів, але:
- офіс закритий;
- телефон не відповідає;
- виконавчі провадження;
- рахунки/активність викликають питання;
- інші кредитори вже судяться.
20 днів однакові.
Ризик повернення грошей — абсолютно різний.
9️⃣ Сумнівний борг ≠ безнадійний борг
Це ще одна принципова різниця.
Сумнівна дебіторка
є ризик, що борг не буде погашений.
Безнадійна дебіторка для податкових цілей
повинна відповідати конкретним критеріям, установленим ПКУ.
Не можна сказати:
«Постачальник не платить 180 днів — списуємо як безнадійний борг».
Самого строку прострочення недостатньо.
ДПС у травні 2026 року окремо роз'яснювала податкові наслідки списання дебіторської заборгованості, зокрема коли сплив строк позовної давності; для платників, які застосовують податкові різниці, окреме значення мають правила ст.139 ПКУ. lv.tax.gov.ua
🔟 Власник каже: «Нехай просто повернуть гроші»
Припустимо, через 60 днів сторони домовилися:
товар уже не потрібен — постачальник повертає весь аванс.
Постачальник повертає:
1 200 000 грн
Але на цьому історія не закінчується.
Ми пам'ятаємо, що покупець раніше отримав:
200 000 грн податкового кредиту.
Повернення попередньої оплати є підставою для відповідного ПДВ-коригування за ст.192 ПКУ.
Постачальник складає РК до ПН, а суми ПЗ і ПК сторін коригуються за встановленими правилами. ДПС підтверджувала цей порядок і в актуальних роз'ясненнях 2026 року. nvp.tax.gov.ua
Тобто:
ПОВЕРНЕННЯ 1,2 МЛН ≠ ЗАЛИШИТИ СОБІ 200 ТИС. ПК.
Податковий кредит також потрібно привести у відповідність до фактичної операції.
1️⃣1️⃣ І тут є строк, про який легко забути
У 2026 році ДПС окремо нагадує:
РК не може бути зареєстрований пізніше 1095 календарних днів від дати ПН, до якої він складається. svp.tax.gov.ua
Тому ситуація:
«Аванс висить уже четвертий рік — зараз просто повернемо його і зробимо РК»
може бути значно складнішою, ніж здається.
Це ще одна причина не залишати старі аванси без контролю роками.
1️⃣2️⃣ Що робити директору, якщо строк поставки вже порушений
Не обмежуватися телефонним дзвінком менеджера:
«Ну що там наш товар?»
Потрібно перевести проблему в документальну площину.
Залежно від договору та обставин:
1. Зафіксувати порушення строку.
2. Провести звірку розрахунків.
3. Отримати письмову позицію постачальника.
4. Визначитися: компанії ще потрібен товар чи вже потрібні гроші.
5. За необхідності направити належну письмову вимогу/претензію.
6. Розрахувати передбачені договором наслідки прострочення.
7. Якщо добровільного виконання немає — передавати питання юристу для стягнення.
Конкретний спосіб захисту залежить від договору та фактичних обставин.
1️⃣3️⃣ Чому бухгалтер не повинен чекати, поки директор «домовляється»
Ситуація:
«Не чіпайте цього постачальника, я з власником домовився».
Минає 6 місяців.
Бухгалтерія продовжує бачити:
1 200 000 грн дебіторки.
Але жодного документа про:
новий строк поставки;
графік повернення коштів;
визнання боргу;
реструктуризацію
немає.
Для управлінського контролю це дуже погана ситуація.
Усна домовленість власників не повинна робити проблемну дебіторку «зеленою» у внутрішньому звіті.
1️⃣4️⃣ Зробіть реєстр виданих авансів
Навіть проста таблиця може врятувати компанії мільйони.
| Постачальник | Аванс | Строк поставки | Прострочка | ПН | Статус |
| А | 1200000 | 10.07 | 60 днів | ✅ | 🔴 |
| Б | 340000 | 05.09 | 4 дні | ✅ | 🟡 |
| В | 780000 | 20.09 | — | ❌ | 🟡 |
| Г | 150000 | товар отримано | — | ✅ | 🟢 |
🟢 ЗЕЛЕНИЙ
строк не порушено.
🟡 ЖОВТИЙ
наближається строк / потрібен контроль.
🔴 ЧЕРВОНИЙ
прострочення, відсутність товару/повернення, потрібне управлінське рішення.
1️⃣5️⃣ Власнику потрібен ще один показник
Наприклад:
Видано авансів постачальникам:
6 800 000 грн
із них:
до 30 днів — 4,1 млн
31–60 днів — 1,2 млн
61–90 днів — 600 тис.
90+ днів — 900 тис.
Остання цифра повинна привертати увагу власника:
🔴 900 000 ГРН ГРОШЕЙ БІЗНЕСУ ЗАВИСЛО ПОНАД 90 ДНІВ
Не обов'язково це вже безнадійний борг.
Але це точно управлінський ризик, який не варто ховати серед десятків бухгалтерських рахунків.
1️⃣6️⃣ Що перевірити ДО великої передоплати
Набагато дешевше контролювати ризик до платежу, ніж потім судитися за повернення грошей.
Перед авансом, наприклад, на 3–5 млн грн власнику варто поставити щонайменше такі питання:
Хто контрагент?
Скільки років працює?
Хто його власники та керівник?
Чи є судові спори та виконавчі провадження?
Чи відповідає масштаб постачальника сумі угоди?
Чи є у нього ресурс реально поставити товар?
Чому потрібна саме 100% передоплата?
Чи можна розбити платіж на етапи?
Що передбачає договір у разі непоставки?
Чим забезпечене повернення грошей?
1️⃣7️⃣ 100% аванс — не єдина модель
Наприклад, замість:
100% = 3 000 000 грн наперед
можна домовлятися:
30% — аванс;
40% — після підтвердження готовності товару;
30% — після поставки/приймання.
Або використовувати інші законні механізми забезпечення виконання зобов'язань залежно від масштабу угоди.
Тоді в один момент у постачальника не зависає весь фінансовий ресурс покупця.
📊 Головна помилка власника
Власник бачить у балансі:
«Дебіторська заборгованість — актив».
Формально — так.
Але:
1,2 млн грн на банківському рахунку
і
право вимагати 1,2 млн грн у постачальника, який два місяці не виконує договір,
— це не однакова якість активу.
Саме тому фінансове управління повинно дивитися не лише на суму дебіторки, а й на:
ЇЇ ЯКІСТЬ.
💡 Рекомендація FinAr
Для кожного значного авансу побудуйте простий ланцюг контролю:
ПЕРЕВІРКА
↓
ДОГОВІР
↓
АВАНС
↓
ПН
↓
СТРОК ПОСТАВКИ
↓
ТОВАР / ПОВЕРНЕННЯ ГРОШЕЙ
↓
ЗАКРИТТЯ ДЕБІТОРКИ
Якщо ланцюг зупинився на:
«АВАНС СПЛАЧЕНО»
і два місяці ніхто не може пояснити, що відбувається далі, —
це вже не просто питання бухгалтерії.
ЦЕ ГРОШІ ВЛАСНИКА, ЯКІ ПРАЦЮЮТЬ У ЧУЖОМУ БІЗНЕСІ.
📌 Що зробити сьогодні
Попросіть бухгалтерію сформувати один звіт:
«Аванси постачальникам на 09.09.2026»
і розбити його:
до 30 днів;
31–60;
61–90;
90+;
окремо — без зареєстрованої ПН;
окремо — з порушеним строком поставки.
Можливо, після цього з'ясується, що бізнесу не потрібен новий кредит на оборотні кошти.
Спочатку потрібно повернути власні гроші, які вже знаходяться у контрагентів.
Головний висновок
АВАНС ПОСТАЧАЛЬНИКУ — ЦЕ ЩЕ НЕ ВИТРАТИ.
Але для cash flow:
ГРОШЕЙ У ВАС УЖЕ НЕМАЄ.
Тому великий аванс потрібно контролювати не до моменту платежу, а до моменту отримання товару або повернення коштів.
А якщо строк поставки порушено — бухгалтерія, директор і юрист повинні бачити одну й ту саму проблему, а не три різні версії того, що відбувається з грошима підприємства.
Часті питання
01 Чи є дебіторська заборгованість за авансом витратами?
02 Що робити, якщо постачальник не зареєстрував податкову накладну на аванс?
03 Чи можна списати аванс як безнадійний борг через 90 днів?
04 Як правильно повернути аванс, щоб не було проблем з ПДВ?
Обговорення
Завантаження коментарів...