за бухгалтерським обліком на складі товарів і матеріалів на 1 200 000 грн, проводимо інвентаризацію — фактично підтверджено лише 980 000 грн.
❗ РІЗНИЦЯ — 220 000 ГРН
І тут починається найцікавіше.
Це може бути не просто:
«Бухгалтер щось неправильно провів».
За різницею можуть стояти:
неоформлені списання;
товар, який віддали клієнту без документів;
матеріали, передані у виробництво;
пересортиця;
помилки одиниць виміру;
повернення, які не провели;
товар у дорозі;
ТМЦ у працівників;
брак;
нестача;
крадіжка;
помилки при оприбуткуванні.
І головний меседж для власника:
ЗАЛИШОК ТМЦ У БУХГАЛТЕРІЇ ≠ РЕАЛЬНИЙ ЗАЛИШОК НА СКЛАДІ
Що таке ТМЦ простими словами
У бізнесі під ТМЦ зазвичай мають на увазі різні матеріальні цінності:
товари для перепродажу;
сировину;
матеріали;
запасні частини;
паливо;
тару;
комплектуючі;
МШП та інші запаси.
Але для бухгалтера важливо не просто назвати все «ТМЦ».
Потрібно правильно визначити, що саме придбало підприємство і як воно буде використовуватися.
Бо ноутбук, папір А4, товар для перепродажу і запчастина до автомобіля можуть мати абсолютно різну облікову модель.
1. З чого починається нормальний облік ТМЦ
Не зі складу.
І навіть не з бухгалтерської проводки.
А з документа.
ТОВ придбало:
100 одиниць товару × 2 000 грн = 200 000 грн.
Має бути зрозуміло:
хто постачальник;
що саме придбано;
скільки;
за якою ціною;
коли отримано;
хто прийняв;
куди передано;
де воно знаходиться.
Після цього товар з'являється в обліку.
2. Найбільша помилка — ТМЦ оприбуткували, а далі їх рух ніхто нормально не контролює
Наприклад, придбали:
500 кг матеріалу.
Бухгалтерія показує:
надходження — 500 кг.
Працівники взяли у виробництво:
180 кг.
А документально передали:
120 кг.
Отже, бухгалтерський залишок уже відрізняється від фактичного на:
60 КГ.
Через кілька місяців таких операцій ніхто вже не розуміє:
«Чому в програмі 740 кг, а на складі лише 510?»
3. ТМЦ не повинні зникати після покупки
У нормальній системі кожна одиниця має пройти логічний маршрут:
ПРИДБАЛИ → ПРИЙНЯЛИ → ОПРИБУТКУВАЛИ → ЗБЕРІГАЄМО → ПЕРЕДАЛИ → ВИКОРИСТАЛИ/ПРОДАЛИ → СПИСАЛИ
На кожному етапі має бути зрозуміло:
де ТМЦ?
хто за них відповідає?
чому вони вибули?
4. Особливо небезпечна фраза: «Ми це вже використали»
Бухгалтер питає:
«Де матеріали на 86 000 грн?»
Відповідь:
«Та хлопці вже використали на об'єкті».
Добре.
Тоді наступне питання:
ДЕ ДОКУМЕНТ ПРО ЇХ ВИКОРИСТАННЯ?
Бо для бізнесу недостатньо фізично витратити матеріал.
Його рух потрібно відобразити в обліку на підставі належно оформлених документів.
5. Приклад
ТОВ займається ремонтом.
Закупило:
гіпсокартон — 80 000 грн;
профіль — 35 000 грн;
кріплення — 15 000 грн.
Разом:
130 000 ГРН.
Матеріали передали на об'єкт.
Роботи виконали.
Клієнту акт підписали.
Гроші отримали.
А матеріали в бухгалтерській програмі:
ДОСІ ЛЕЖАТЬ НА СКЛАДІ.
Що отримуємо?
Фізично матеріалу немає.
А бухгалтерський залишок є.
Через рік власник відкриває баланс і бачить активи, яких фактично вже не існує.
6. Це вже впливає не тільки на склад
Помилка в ТМЦ може впливати на:
собівартість;
фінансовий результат;
прибуток;
податок на прибуток;
ПДВ у відповідних ситуаціях;
фінансову звітність;
управлінську аналітику.
Тому складський облік — це не:
«проблема комірника».
Це частина фінансової системи підприємства.
7. Тепер протилежна ситуація
За обліком:
980 000 грн ТМЦ.
Фактично під час інвентаризації:
1 070 000 грн.
Маємо надлишок:
90 000 ГРН.
І це теж не привід сказати:
«Чудово, знайшли зайвий товар».
Потрібно встановити його походження.
Можливо:
постачання отримали, але не оприбуткували;
неправильно провели повернення;
переплутали номенклатуру;
виникла пересортиця;
помилилися при попередній інвентаризації.
Спочатку встановлюємо причину.
Потім відображаємо наслідки.
8. Пересортиця — окрема класика
За програмою:
товар А — 100 шт.;
товар Б — 50 шт.
Фактично:
товар А — 70 шт.;
товар Б — 80 шт.
Загальна кількість:
150 шт.
і там, і там.
Але це не означає:
«Все нормально, загальна кількість збігається».
Ні.
У товарів можуть бути:
різна собівартість;
різні характеристики;
різні коди;
різна ціна продажу;
різні ПДВ-наслідки.
Тому пересортицю потрібно нормально розбирати, а не просто «вирівнювати залишки».
9. А що з ТМЦ у працівників?
Ще одна зона, де губляться активи.
Наприклад, працівнику видали:
інструмент;
спецодяг;
матеріали;
запчастини;
обладнання.
На складі цього вже немає.
Але підприємство повинно розуміти:
У КОГО ЦЕ ЗНАХОДИТЬСЯ.
Особливо коли працівник звільняється.
Погана ситуація:
«Він уже два місяці не працює, а перфоратор, ноутбук і комплект інструментів начебто залишилися в нього».
Такі речі потрібно контролювати до звільнення, а не через пів року.
10. Окрема проблема — списання «під кінець року»
У програмі накопичилися матеріали:
700 000 грн.
Фактично їх давно немає.
І в грудні виникає ідея:
«Давайте все спишемо одним актом».
Це поганий спосіб виправляти системну проблему.
Списання повинно мати:
реальну господарську причину;
відповідний період;
підтвердні документи;
зрозумілий економічний зміст.
Один великий акт не перетворює неправильний облік за 11 місяців на правильний.
11. Чому ТМЦ потрібно перевіряти вже у вересні
Ось тут чудово зв'яжемо статтю з нашою серією «Готуємо бізнес до 2027 року».
Не потрібно чекати:
31 ГРУДНЯ.
Якщо зараз у програмі:
ТМЦ — 3 800 000 грн,
а ніхто не впевнений, що реально лежить на складі, — краще дізнатися про це у вересні.
Тоді ще є час:
провести інвентаризацію;
знайти помилки;
відновити документи;
перевірити матеріально відповідальних осіб;
виправити складський облік;
налагодити рух документів;
підготуватися до річної інвентаризації та звітності.
12. Інвентаризація — це момент істини
Її сенс дуже простий:
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК
порівнюємо з
ФАКТИЧНОЮ НАЯВНІСТЮ.
Наприклад:
| ТМЦ | Облік | Факт | Різниця |
| Товар А | 400000 | 390000 | -10000 |
| Матеріали | 350000 | 290000 | -60000 |
| Запчастини | 180000 | 170000 | -10000 |
| Інші запаси | 270000 | 130000 | -140000 |
| Разом | 1200000 | 980000 | -220000 |
І тепер у власника з'являється не абстрактна проблема:
«У нас щось не сходиться».
А конкретне питання:
⚠️ ДЕ ТМЦ НА 220 000 ГРН?
13. І не треба одразу шукати винного
Нестача в обліку ще не означає:
«Комірник украв 220 000 грн».
Спочатку потрібно провести аналіз.
Різниця може виникнути через:
документи;
помилки обліку;
невідображене використання;
неправильну номенклатуру;
помилки при прийманні;
реальну нестачу.
І лише після встановлення фактичної причини визначають подальше документальне, бухгалтерське та, за необхідності, податкове оформлення.
14. А якщо це справжня нестача?
Тоді вже потрібно встановлювати:
причину;
обставини;
винних осіб — якщо вони є;
можливість відшкодування;
бухгалтерські наслідки;
податкові наслідки.
Для платника ПДВ тут особливо важливо не робити автоматичних висновків.
Нестачі, псування, негосподарське використання та інші види вибуття можуть мати різні наслідки за ст. 198 ПКУ, зокрема щодо компенсуючих податкових зобов'язань за наявності передбачених законом умов.
Тому кожну причину потрібно класифікувати окремо.
15. ТМЦ і ПДВ — ще одна причина тримати склад у порядку
Підприємство купило товар із ПДВ.
Сформувало податковий кредит за наявності законних підстав.
А потім товар:
«десь зник».
Для бухгалтера питання вже не тільки:
де товар?
А й:
ЯК ФАКТИЧНО ВИКОРИСТАНО ЦЕЙ АКТИВ?
Тому для ПДВ-бізнесу нормальний складський облік особливо важливий.
16. ТМЦ впливають і на маржу
Уявімо магазин.
Продажі за місяць:
2 000 000 грн.
За бухгалтерським обліком собівартість:
1 300 000 грн.
Валова маржа:
700 000 грн.
Але якщо частину ТМЦ фактично використали/втратили, а в обліку вони продовжують висіти як запас, власник може бачити викривлену картину фінансового результату.
Тому правильний облік запасів потрібен не тільки ДПС.
Він потрібен:
ВЛАСНИКУ.
17. Три цифри, які я б попросив у бухгалтера прямо сьогодні
1️⃣ Загальна вартість ТМЦ за обліком.
Наприклад:
3 850 000 грн.
2️⃣ Коли востаннє проводилася повноцінна інвентаризація?
Не:
«Комірник приблизно дивився».
А документально оформлена перевірка.
3️⃣ Які залишки не рухаються понад 6–12 місяців?
І ось третій пункт може дати власнику дуже цікаву інформацію.
18. «Мертвий склад» — це заморожені гроші
За обліком товарів:
4 000 000 грн.
З них:
900 000 грн
не продавалися понад рік.
Тобто майже чверть запасу може бути фактично замороженим капіталом.
Власник говорить:
«Нам не вистачає оборотних коштів».
А вони частково лежать:
НА ПОЛИЦІ.
Тому аналіз ТМЦ повинен включати не лише:
«Чи все є?»
А ще:
«Чи потрібне нам усе, що є?»
19. Зробіть ABC-аналіз запасів
Навіть простий управлінський аналіз може показати багато.
A
Товари, які формують основну частину обороту/маржі.
B
Середня група.
C
Повільні або малозначущі позиції.
А потім окремо:
ТМЦ БЕЗ РУХУ 90 / 180 / 365 ДНІВ.
І власник може побачити, що бізнес постійно позичає гроші на оборотний капітал, одночасно маючи:
600–900 тис. грн
у товарі, який практично не продається.
20. Як повинна виглядати нормальна система
Не обов'язково купувати надскладну ERP.
Для малого ТОВ достатньо, щоб система відповідала на п'ять запитань:
ЩО?
СКІЛЬКИ?
ДЕ?
У КОГО?
НА ЯКІЙ ПІДСТАВІ ВИБУЛО?
Якщо на будь-яке з них бухгалтерія або склад не можуть швидко відповісти — систему потрібно покращувати.
📋 Чек-лист власника: ТМЦ перед 2027 роком
Перевірте:
☑ Чи збігається склад із бухгалтерським обліком?
☑ Коли востаннє була інвентаризація?
☑ Чи оформляється передача матеріалів у використання/виробництво?
☑ Чи є відповідальні за збереження ТМЦ?
☑ Чи контролюються ТМЦ у працівників?
☑ Чи є пересортиця?
☑ Чи є незрозумілі нестачі або надлишки?
☑ Чи правильно оформлюються повернення?
☑ Чи є товари без руху 90/180/365 днів?
☑ Чи відповідає фактична собівартість даним обліку?
☑ Чи перевірені можливі ПДВ-наслідки списань/нестач?
☑ Чи знає власник, скільки грошей заморожено в запасах?
💡 Рекомендація FinAr
Не чекайте грудня, щоб вперше за рік запитати:
«А скільки у нас товару на складі?»
Якщо бухгалтерія показує:
1 200 000 ГРН ТМЦ,
а фізично підтверджено:
980 000 ГРН,
проблема не в різниці цифр у двох таблицях.
Потрібно знайти:
ДЕ 220 000 ГРН АКТИВІВ БІЗНЕСУ.
І навпаки — якщо на складі лежить товар на мільйон, який ніхто не купує вже рік, це теж проблема.
Бо:
ТМЦ — ЦЕ ГРОШІ БІЗНЕСУ, ЯКІ ЛЕЖАТЬ НА ПОЛИЦІ.
Якщо ви відчуваєте, що облік товарів перетворився на хаос, а цифри в звітах не відповідають реальності — команда FinAr допоможе навести лад у фінансових процесах та побудувати прозору систему контролю. Звертайтеся за консультацією, щоб ваші активи працювали на прибуток, а не зникали в невідомому напрямку.
Часті питання
01 Що робити, якщо під час інвентаризації виявлено нестачу?
02 Чи потрібно списувати ТМЦ, які не використовуються роками?
03 Які 5 питань має ставити власник до складського обліку?
Обговорення
Завантаження коментарів...