Директору перерахували під звіт:
25 000 грн
Він придбав товари та оплатив витрати підприємства.
Бухгалтер отримав документи лише на:
18 000 грн
А ще:
🔴 7 000 грн — залишилися непідтвердженими.
У бухобліку з'явилася заборгованість працівника.
Перша реакція:
«Терміново нараховуємо ПДФО та військовий збір?»
Не обов'язково.
І ось тут виникає одна з найпоширеніших помилок у роботі з підзвітними коштами:
ЗАБОРГОВАНІСТЬ ПРАЦІВНИКА В ОБЛІКУ ≠ АВТОМАТИЧНО ЙОГО ОПОДАТКОВУВАНИЙ ДОХІД.
Розбираємо, коли ці 7 000 грн ще можна нормально закрити документами або поверненням, а коли вони вже створюють податкову проблему.
1. Що взагалі означає «видали під звіт»
Підприємство передає працівнику гроші не у власність.
Працівник отримує їх для конкретної господарської мети, наприклад:
придбати матеріали;
оплатити доставку;
придбати господарські товари;
здійснити витрати у відрядженні;
виконати іншу цивільно-правову дію за дорученням підприємства.
Тому сам факт:
ТОВ перерахувало працівнику 25 000 грн
ще не означає, що працівник отримав дохід 25 000 грн.
Це гроші підприємства, використання яких потрібно підтвердити відповідно до правил п. 170.9 ПКУ.
2. Головне правило 2026 року
Після завершення відрядження або виконання доручення працівник повинен:
підтвердити фактичні витрати належними документами;
і
повернути невикористані/надміру витрачені кошти.
За чинною редакцією п.п. 170.9.3 ПКУ документальне підтвердження та повернення відповідної суми здійснюються:
ДО ЗАКІНЧЕННЯ МІСЯЦЯ, НАСТУПНОГО ЗА МІСЯЦЕМ ЗАВЕРШЕННЯ ВІДРЯДЖЕННЯ АБО ВИКОНАННЯ ДОРУЧЕННЯ.
Саме такий строк зараз наводить ДПС. dp.tax.gov.ua
Це важлива зміна порівняно зі старими правилами, які досі гуляють по бухгалтерських статтях та пам'ятках.
3. Приклад на датах
Працівнику видали:
25 000 грн
Він завершив закупівлю для підприємства:
12 серпня 2026 року.
Документи є на:
18 000 грн.
Невикористаний залишок:
7 000 грн.
Для застосування податкового правила орієнтуємося не просто на дату, коли бухгалтер побачив дебет 372 рахунку, а на строки, встановлені п. 170.9 ПКУ.
У нашому прикладі працівник має врегулювати ситуацію до закінчення вересня 2026 року: підтвердити допустимі витрати документами та/або повернути відповідний залишок підприємству. ZIR
Тому 13 серпня бухгалтер не повинен автоматично сказати:
«7 000 грн стали доходом директора».
4. Що може статися з цими 7 000 грн
Фактично маємо кілька сценаріїв.
🟢 Варіант 1. Працівник повернув 7 000 грн
Проблема закрита.
Гроші повернулися підприємству.
🟢 Варіант 2. Працівник доніс належні документи
Наприклад, виявилося, що він ще оплатив:
доставку — 2 000 грн;
матеріали — 3 500 грн;
господарські товари — 1 500 грн.
Разом:
7 000 грн.
Якщо це реальні господарські витрати та вони належним чином підтверджені — аналізуємо їх як витрати підприємства, а не як особистий дохід працівника.
🔴 Варіант 3. Немає ні грошей, ні документів
Ось тут ситуація вже переходить у податкову площину.
5. Коли виникає оподатковуваний дохід
ПКУ прямо включає до загального місячного/річного оподатковуваного доходу фізособи:
суму надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені строки.
Це передбачено п.п. 164.2.11 ПКУ, а розмір такого доходу визначається з урахуванням правил п. 170.9.
Актуальний ЗІР ДПС також підтверджує: якщо надміру витрачені підзвітні кошти не повернені у встановлений строк, вони стають об'єктом оподаткування. ZIR
Тобто:
⚠️ НЕ САМ «ВИСЯК» НА 372 РАХУНКУ СТВОРЮЄ ПДФО.
Податковий наслідок виникає тоді, коли виконуються умови ПКУ щодо непідтверджених/надміру витрачених і своєчасно не повернутих коштів.
6. Які податки виникають
Якщо відповідна сума вже стала оподатковуваним доходом працівника, нас цікавлять:
ПДФО — 18%
та
військовий збір — 5%.
ДПС прямо підтверджує, що надміру витрачені та своєчасно не повернуті підзвітні кошти є об'єктом військового збору. Для відповідних доходів чинна ставка ВЗ становить 5%. zp.tax.gov.ua
7. Але з ПДФО є ще один нюанс — «натуральний» коефіцієнт
Ось тут бухгалтеру потрібно бути особливо уважним.
Для визначення бази ПДФО щодо надміру витрачених коштів п.п. 170.9.1 ПКУ відсилає до правил п. 164.5 ПКУ.
При ставці ПДФО 18% коефіцієнт становить:
1 / (1 − 0,18) = 1,219512
Якщо неповернена сума:
7 000 грн
база для ПДФО:
7 000 × 1,219512 ≈ 8 536,59 грн
ПДФО:
8 536,59 × 18% ≈ 1 536,59 грн
Тобто просто порахувати:
7 000 × 18% = 1 260 грн
для ПДФО в цій ситуації було б неправильним спрощенням.
ДПС у чинних роз'ясненнях також звертається до правил п. 164.5 ПКУ при визначенні оподатковуваного доходу за підзвітними коштами. ZIR
8. А військовий збір?
Тут важливо не переносити автоматично натуральний коефіцієнт ПДФО на військовий збір.
Військовий збір розраховуємо за правилами, установленими для нього ПКУ.
Для наших:
7 000 грн
при ставці 5%:
ВЗ = 350 грн
Тому податковий розрахунок не варто зводити до:
«23% від неповерненої суми».
ПДФО і військовий збір мають свої правила визначення бази.
9. Хто утримує ПДФО
Якщо працівник не повернув кошти в установлений строк, особою, відповідальною за нарахування податку, є підприємство, яке видало гроші.
Механізм п. 170.9 передбачає утримання ПДФО за рахунок оподатковуваного доходу працівника.
Тобто бухгалтеру недостатньо просто зробити проводку:
«списали 7 000 грн».
Потрібно визначити:
дату виникнення доходу;
базу ПДФО;
військовий збір;
джерело утримання;
відображення доходу у податковій звітності.
10. Авансовий звіт тепер потрібен НЕ завжди
Оце другий великий міф.
Багато бухгалтерів працюють за старою логікою:
«БУВ РУХ ПО КОРПОРАТИВНІЙ КАРТЦІ — ОБОВ'ЯЗКОВО МАЄ БУТИ АВАНСОВИЙ ЗВІТ».
Сьогодні це не універсальне правило.
За чинним п.п. 170.9.4 ПКУ Звіт обов'язково складається, зокрема, коли:
виник оподатковуваний дохід;
або
працівник використав готівку понад суму добових витрат. dp.tax.gov.ua
11. Коли Звіт можна не складати
ДПС прямо пояснює:
якщо під час відрядження або виконання доручення працівник використовував корпоративний чи особистий платіжний інструмент для безготівкових розрахунків та/або отримував готівку в межах добових, і при цьому:
ОПОДАТКОВУВАНОГО ДОХОДУ НЕ ВИНИКЛО,
Звіт не складається і не подається. dp.tax.gov.ua
Це важливий момент.
12. Але «не потрібен авансовий звіт» ≠ «не потрібні документи»
Це принципово.
Наприклад, директор корпоративною карткою купив для офісу монітор:
12 000 грн.
Оплата безготівкова.
Це не означає, що бухгалтер може просто побачити в банківській виписці:
TECH STORE — 12 000
і цього достатньо.
Потрібно підтвердити:
що саме придбано;
вартість;
продавця;
господарську мету;
факт здійснення операції.
П.п. 170.9.3 прямо говорить про документальне підтвердження фактичних витрат. dp.tax.gov.ua
Тому:
ЗВІТ МОЖЕ БУТИ НЕ ПОТРІБЕН.
Але:
ПІДТВЕРДНІ ДОКУМЕНТИ — ПОТРІБНІ.
13. Які документи збираємо
Залежно від операції це можуть бути:
фіскальні чеки;
рахунки;
квитанції;
накладні;
акти;
транспортні документи;
електронні розрахункові документи;
документи готелю;
квитки;
інші документи, що підтверджують фактичні витрати.
І важливо, щоб документи не просто давали суму.
Вони мають дозволяти зрозуміти:
НА ЩО САМЕ ПІДПРИЄМСТВО ВИТРАТИЛО ГРОШІ.
14. А банківська виписка?
Виписка чудово підтверджує:
гроші були списані.
Але вона не завжди підтверджує весь зміст господарської операції.
Наприклад:
списання — 9 850 грн
отримувач — магазин електроніки.
Що придбано?
ноутбук?
телефон?
навушники директору?
кабель для сервера?
З однієї банківської операції цього може бути не видно.
Тому виписка — важлива частина доказової бази, але не універсальна заміна первинних і розрахункових документів.
15. Особиста картка працівника — теж можлива
Чинна редакція п. 170.9 ПКУ прямо враховує розрахунки не лише корпоративними, а й особистими платіжними інструментами працівника. dp.tax.gov.ua
Наприклад:
директор терміново придбав для ТОВ комплектуючі:
8 400 грн
і оплатив власною карткою.
Це не означає автоматично, що підприємство не може компенсувати йому господарські витрати.
Але потрібно мати належні документи та підтвердити, що витрати були понесені:
В ІНТЕРЕСАХ ТОВ, А НЕ ДИРЕКТОРА ЯК ФІЗОСОБИ.
Це, до речі, хороша окрема тема для наступної статті.
16. Ще один нюанс: банк списав гроші пізніше
Уявімо:
працівник завершив відрядження 28 серпня.
А карткова операція була проведена так, що остаточне списання банком відбулося вже пізніше.
ПКУ передбачає спеціальне правило:
якщо працівник використав платіжний інструмент, але списання коштів надавачем платіжних послуг відбулося після завершення відрядження або доручення, відповідний строк продовжується:
НА ОДИН КАЛЕНДАРНИЙ МІСЯЦЬ.
Це прямо зазначено у чинному п.п. 170.9.3 ПКУ та актуальному роз'ясненні ДПС. dp.tax.gov.ua
17. Не плутаємо податкові та касові строки
Окрема пастка.
У п. 170.9 ПКУ маємо правила визначення оподатковуваного доходу, підтвердження витрат та Звіту.
А при роботі саме з готівкою потрібно додатково дивитися Положення НБУ №148 про ведення касових операцій.
Для окремих видів закупівель воно встановлює свої строки використання готівки, виданої під звіт. Наприклад, для закупівлі сільгосппродукції та заготівлі вторсировини діє спеціальний строк. ZIR
Тому не можна з одного правила ПКУ зробити висновок:
«Будь-яку готівку тепер можна тримати до кінця наступного місяця».
Це різні нормативні блоки.
18. Що робити бухгалтеру, якщо 7 000 грн уже «висять»
Не починаємо зі списання.
Спочатку відновлюємо історію операції.
Крок 1. Визначаємо, коли було завершено доручення
Це потрібно для правильного розрахунку строку за п. 170.9 ПКУ.
Крок 2. З'ясовуємо, на що витрачено 7 000 грн
Можливо, працівник просто не передав документи.
Крок 3. Просимо підтвердні документи
Не створюємо документи заднім числом на неіснуючі операції.
Відновлюємо реальні документи, якщо це можливо.
Крок 4. Якщо гроші не витрачалися — повертаємо їх
На банківський рахунок або в касу підприємства відповідно до встановленого порядку.
Крок 5. Перевіряємо строк
Якщо він ще не минув — ситуацію часто можна закрити без виникнення оподатковуваного доходу.
Крок 6. Якщо строк уже пропущено
Тоді бухгалтер повинен проаналізувати виникнення доходу за п. 170.9 ПКУ та правильно розрахувати податки.
19. Чого точно НЕ потрібно робити
❌ «Намалювати» чек
Немає документа — не означає, що можна створити фіктивний.
❌ Провести особисту покупку як господарську
Корпоративна картка не перетворює особисті витрати директора на витрати підприємства.
❌ Просто списати дебет 372
Бухгалтерська проводка не скасовує вимоги ПКУ.
❌ Автоматично нараховувати ПДФО наступного дня
Спочатку визначаємо строк за чинним п. 170.9.
❌ Використовувати стару пам'ятку з «3/5/10 днями»
ДПС у 2026 році прямо наводить інші строки за чинною редакцією п. 170.9 ПКУ. dp.tax.gov.ua
20. Повернемося до нашого прикладу
ТОВ видало:
25 000 грн
Підтверджено:
18 000 грн
Не підтверджено:
🔴 7 000 грн
Якщо працівник у встановлений строк:
донесе належні документи
або
поверне 7 000 грн,
самого факту тимчасової дебіторської заборгованості недостатньо, щоб автоматично визнати ці гроші його доходом.
А якщо відповідна сума залишилася непідтвердженою та не повернутою після встановленого строку, вже запускаємо податковий аналіз:
ПДФО — 18%;
військовий збір — 5%;
для ПДФО враховуємо спеціальне правило визначення бази.
ДПС підтверджує оподаткування несвоєчасно повернутих надміру витрачених підзвітних коштів військовим збором. ZIR
📋 Чек-лист бухгалтера по підзвітних коштах
Перед закриттям місяця перевірте:
☑ Хто має дебетове сальдо за підзвітними сумами?
☑ Коли працівник отримав кошти?
☑ Для якої господарської мети?
☑ Коли завершив відрядження або доручення?
☑ Скільки реально витрачено?
☑ Чи є підтвердні документи?
☑ Чи були розрахунки готівковими або безготівковими?
☑ Корпоративна чи особиста картка?
☑ Чи потрібно складати Звіт?
☑ Чи є невикористаний залишок?
☑ Чи настав строк його повернення?
☑ Чи не виник уже оподатковуваний дохід?
💡 Рекомендація FinAr
Не використовуйте рахунок 372 як «склад» старих сум:
Петренко — 4 800 грн
директор — 17 300 грн
менеджер — 2 650 грн
і ніхто вже не пам'ятає, звідки вони взялися.
Для кожної підзвітної суми бухгалтер повинен бачити простий ланцюжок:
ГРОШІ → МЕТА → ОПЕРАЦІЯ → ДОКУМЕНТИ → ЗАЛИШОК → ПОВЕРНЕННЯ.
А головне правило цієї статті:
⚠️ ПІДЗВІТНА ЗАБОРГОВАНІСТЬ ≠ АВТОМАТИЧНО ДОХІД ПРАЦІВНИКА.
Але якщо кошти залишилися непідтвердженими та не повернутими у встановлений ПКУ строк, бухгалтерська «дебіторка» може перетворитися вже на:
ПДФО + ВІЙСЬКОВИЙ ЗБІР.
І саме тому старі підзвітні залишки краще розбирати до того, як вони стануть податковою проблемою.
Пам'ятайте, що фінансова дисципліна — це не лише про економію, а й про захист бізнесу від зайвих податкових ризиків. Якщо ви відчуваєте, що фінансові процеси у вашій компанії потребують оптимізації, команда FinAr готова допомогти навести лад у звітності та структурувати внутрішні розрахунки, щоб ви могли зосередитися на розвитку, а не на боротьбі з наслідками бухгалтерських помилок.
Часті питання
01 Що робити, якщо працівник загубив чек на підзвітні кошти?
02 Чи можна утримати «завислі» кошти із зарплати працівника?
03 Які строки звітування за підзвітні кошти?
Обговорення
Завантаження коментарів...