Власник бізнесу вирішує орендувати приміщення під офіс у власного співробітника або знайомого підприємця, який виступає як звичайна фізична особа. Схема виглядає привабливо: не потрібно шукати комерційну нерухомість, ціна нижча за ринкову, а розрахунки здаються прозорими. Проте вже на етапі першої виплати орендної плати бухгалтер стикається з реальністю, де ТОВ автоматично стає податковим агентом. ТОВ знайшло хороший офіс.
Власник приміщення — звичайна фізична особа, не ФОП.
Домовилися:
30 000 грн на місяць.
Підписали договір, отримали ключі, заїхали.
А потім власник говорить:
«30 000 грн — це сума, яку я хочу отримувати на картку».
Бухгалтер відповідає:
«Тоді в договорі треба уважно подивитися, що саме означають ці 30 000 грн».
Тому що коли ТОВ орендує нерухомість у звичайної фізособи, підприємство стає податковим агентом орендодавця і повинно правильно нарахувати дохід, утримати податки та показати його у звітності. tax.gov.ua
Розбираємо на цифрах.
1. Хто сплачує податки з оренди
Якщо нерухомість здає звичайна фізособа, а орендарем є ТОВ, податковим агентом орендодавця є:
ТОВ-ОРЕНДАР.
Тобто фізособі не потрібно отримати всі 30 000 грн, а потім самостійно йти сплачувати з них ПДФО та військовий збір.
Підприємство:
нараховує орендну плату → утримує податки → перераховує їх до бюджету → залишок виплачує фізособі.
Саме такий механізм передбачає п. 170.1 ПКУ. tax.gov.ua
2. Які податки у 2026 році
Якщо орендодавець — звичайна фізична особа:
ПДФО — 18%
військовий збір — 5%
Ставка військового збору 5% у 2026 році застосовується, зокрема, до доходів фізосіб від оренди нерухомості. lv.tax.gov.ua
А ось:
ЄСВ — не нараховуємо.
Причина проста: оренда майна — це не виконання робіт і не надання послуг у розумінні правил справляння ЄСВ. ДПС прямо підтверджує, що орендна плата фізособі не є базою нарахування ЄСВ. dp.tax.gov.ua
3. Рахуємо 30 000 грн
Припустимо, в договорі зазначено:
Орендна плата — 30 000 грн на місяць.
Це нарахований дохід фізособи.
Розрахунок:
30 000 × 18% = 5 400 грн ПДФО
30 000 × 5% = 1 500 грн військового збору
Разом утримуємо:
6 900 грн
Фізособа отримає:
30 000 − 5 400 − 1 500 =
23 100 грн
Тобто:
| Що відбувається | |
| Нарахована орендна плата | 30 000 грн |
| ПДФО 18% | 5 400 грн |
| Військовий збір 5% | 1 500 грн |
| Фізособі на рахунок | 23 100 грн |
| ЄСВ | 0 грн |
Для ТОВ орендна плата становить 30 000 грн, просто частину цієї суми підприємство виплачує не власнику, а перераховує до бюджету як податковий агент.
4. А власник хоче саме 30 000 грн «чистими»
Оце дуже поширена ситуація.
Власник говорить:
«Мені не цікаві ваші податки. Я хочу щомісяця отримувати на картку 30 000 грн».
Тоді договірну суму потрібно визначити так, щоб після утримання 23%(18+5) залишилося 30 000 грн.
Рахуємо:
30 000 ÷ 0,77 = 38 961,04 грн
Отже, приблизно:
нарахована орендна плата — 38 961,04 грн
ПДФО:
7 012,99 грн
Військовий збір:
1 948,05 грн
Фізособа отримує:
30 000 грн
Ось чому фразу:
«Оренда 30 тисяч»
краще уточнити до підписання договору, а не після першої виплати.
5. Що краще написати в договорі
Я б не залишав формулювання:
«Орендна плата становить 30 000 грн».
якщо сторони усно домовилися, що власник повинен отримати саме 30 000 грн після оподаткування.
Краще одразу чітко визначити:
розмір нарахованої орендної плати;
порядок утримання податків;
строк виплати;
банківські реквізити;
порядок компенсації комунальних послуг.
Тоді у власника і бухгалтера немає двох різних трактувань однієї цифри.
6. Є ще мінімальна орендна плата
Це правило часто забувають.
Для оподаткування нерухомості фізособи база визначається виходячи з орендної плати, зазначеної в договорі, але:
НЕ МЕНШЕ МІНІМАЛЬНОЇ СУМИ ОРЕНДНОГО ПЛАТЕЖУ.
Вона визначається за методикою Кабміну з урахуванням мінімальної вартості оренди 1 м², установленої відповідним органом місцевого самоврядування. tax.gov.ua
Тобто написати в договорі:
«Оренда великого офісу — 1 000 грн на місяць»
і автоматично вважати саме 1 000 грн базою оподаткування не завжди вийде.
Бухгалтеру потрібно перевірити правила для конкретної громади.
7. А якщо місцева рада мінімальну вартість не встановила?
ПКУ також передбачає механізм на цей випадок.
Тому перед першою виплатою бухгалтеру варто перевірити не просто:
«Яка сума написана в договорі?»
а:
ЧИ НЕ ДІЄ ДЛЯ ЦЬОГО ОБ'ЄКТА МІНІМАЛЬНА БАЗА ОПОДАТКУВАННЯ.
Це особливо актуально, якщо орендна плата істотно нижча за ринкову.
8. Які документи потрібні ТОВ
Мінімально я б сформував такий пакет:
1. Договір оренди.
2. Документ, що дозволяє ідентифікувати об'єкт нерухомості.
3. Акт приймання-передачі приміщення.
4. Документи щодо орендних нарахувань відповідно до встановленого на підприємстві документообігу.
5. Банківські документи про виплату орендної плати.
6. Документи про сплату ПДФО та військового збору.
7. Розрахунки комунальних платежів — якщо їх компенсує ТОВ.
9. Акт приймання-передачі — дуже важливий
У ньому варто зафіксувати:
адресу;
площу;
стан приміщення;
дату передачі;
лічильники;
меблі та обладнання — якщо вони передаються разом з офісом;
кількість ключів;
наявні дефекти.
Навіщо?
Через два роки власник може сказати:
«Ось ці двері були новими».
А директор:
«Ні, вони вже були пошкоджені».
І тоді бухгалтерська проблема раптом перетворюється на юридичну.
10. Чи потрібен щомісячний акт оренди?
Не потрібно механічно сприймати щомісячний:
«Акт наданих послуг з оренди»
як єдиний можливий документ.
Оренда за своєю цивільно-правовою природою не є послугою в тому самому сенсі, що консультаційні чи ремонтні роботи. Цей підхід простежується і в позиції ДПС щодо ЄСВ: відносини оренди не є виконанням робіт або наданням послуг. dp.tax.gov.ua
Для бухобліку важливо, щоб господарська операція була належним чином підтверджена документами відповідно до договору та організованого підприємством документообігу.
Тому не варто будувати облік на міфі:
«НЕМАЄ ЩОМІСЯЧНОГО АКТА — НЕМАЄ ВИТРАТ».
Але порядок документування краще чітко закріпити в договорі та внутрішніх правилах підприємства.
11. Строк договору має значення
Якщо офіс орендується:
на 11 місяців;
на 1 рік;
на 2 роки,
маємо звичайну письмову договірну конструкцію.
Але якщо договір найму будівлі або її частини укладається:
НА 3 РОКИ І БІЛЬШЕ,
Цивільний кодекс передбачає нотаріальне посвідчення договору. Право користування нерухомістю, яке виникає за таким договором на строк не менш як три роки, також підлягає державній реєстрації. Закон України
Тому перед тим як просто написати:
«Договір діє 5 років»
варто згадати про ст. 793–794 ЦКУ.
12. А тепер комунальні платежі
Наприклад:
оренда:
30 000 грн
а додатково ТОВ компенсує власнику:
електроенергію — 4 000 грн;
воду — 600 грн;
опалення — 2 400 грн.
Разом:
7 000 грн.
І бухгалтер думає:
«Це ж не дохід власника. Він просто передає гроші комунальним службам».
Але податкова позиція тут інша.
Якщо ТОВ компенсує фізособі-орендодавцю комунальні платежі, ДПС розглядає таку компенсацію як оподатковуваний дохід фізособи, з якого податковий агент має утримати ПДФО; відповідно застосовується і військовий збір. lv.tax.gov.ua
Тому цей блок у договорі потрібно прописувати дуже уважно.
13. Кращий варіант із комунальними
Якщо це технічно та юридично можливо, підприємству часто зручніше:
РОЗРАХОВУВАТИСЯ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ КОМУНАЛЬНИХ ПОСЛУГ БЕЗПОСЕРЕДНЬО
за належним чином оформленими відносинами.
Якщо ж комунальні рахунки залишаються на фізособі і ТОВ компенсує їй витрати — порядок компенсації потрібно детально описати в договорі.
ДПС також рекомендує врегульовувати порядок розрахунку та компенсації комунальних послуг безпосередньо договором оренди. tax.gov.ua
14. А що з ремонтом офісу?
ТОВ заїхало й вирішило:
пофарбувати стіни;
замінити освітлення;
поставити перегородки;
змонтувати кондиціонер;
переробити електрику.
Не можна просто сказати:
«Ми орендарі — можемо робити все, що хочемо».
Перед ремонтом дивимося договір.
Особливо:
хто проводить поточний ремонт;
хто проводить капітальний ремонт;
чи потрібна згода власника на поліпшення;
кому належатимуть поліпшення;
чи компенсує їх власник після завершення оренди.
Це потрібно вирішувати до початку робіт, а не після того, як ТОВ уже вклало в чужий офіс 500 000 грн.
15. Окремо — невід'ємні поліпшення
Наприклад, ТОВ витратило:
300 000 грн
на реконструкцію орендованого приміщення.
Поставило:
перегородки;
нову електромережу;
систему вентиляції;
стаціонарне освітлення.
Такі витрати можуть мати зовсім інший бухгалтерський характер, ніж:
«купили фарбу і підфарбували стіну».
Тут уже потрібно аналізувати поліпшення орендованого об'єкта, капіталізацію та амортизацію.
І саме тому згода орендодавця та умови договору мають значення ще до ремонту.
16. А якщо ТОВ платить гарантійний депозит?
Наприклад:
оренда:
30 000 грн/місяць
і при заселенні:
30 000 грн гарантійного платежу.
Не потрібно автоматично ставити другі 30 000 грн у витрати як оренду.
Спочатку читаємо договір.
Якщо депозит:
підлягає поверненню після завершення оренди
і виконує саме забезпечувальну функцію — його бухгалтерська природа відрізняється від орендної плати.
А якщо договором передбачено:
«Останній місяць оренди оплачується за рахунок гарантійного платежу»,
тоді в певний момент його природа зміниться.
Тобто:
НАЗВА «ДЕПОЗИТ» ЩЕ НЕ ВИЗНАЧАЄ ОБЛІК.
Читаємо умови договору.
17. Куди ТОВ сплачує ПДФО
Для оренди звичайного офісу у фізособи, тобто нерухомості, відмінної від земельної ділянки, ДПС у серпні 2026 року підтвердила: податковий агент-юрособа перераховує ПДФО до відповідного бюджету за своїм місцезнаходженням (реєстрацією). Для оренди земельних ділянок діє інше правило. dp.tax.gov.ua
Це корисна деталь для бухгалтера, особливо якщо:
ТОВ зареєстроване в одному місті,
а:
офіс орендує в іншому.
18. Не забуваємо про Податковий розрахунок
Орендний дохід фізособи потрібно показати у відповідній податковій звітності ТОВ.
І тут у серпні 2026 року є особливо важливий момент:
⚠️ З 1 СЕРПНЯ 2026 РОКУ ЗАСТОСОВУЮТЬСЯ ОНОВЛЕНІ ФОРМИ ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ.
Тому я б не радив бухгалтеру копіювати код ознаки доходу зі старої статті 2024–2025 року без перевірки чинного Довідника.
Навіть ЗІР ДПС уже переводить частину старих відповідей щодо ознак доходів до нечинних саме через запровадження нової редакції форми та Порядку за наказом Мінфіну №243 від 07.05.2026. Зір
Це хороший практичний нюанс саме для нашої статті.
19. А якщо орендодавець — ФОП?
Тоді не переносимо автоматично схему:
18% + 5%.
Якщо фізособа здає приміщення саме в межах своєї підприємницької діяльності, має відповідний статус і дотримується умов своєї системи оподаткування, податкова модель інша.
Тому бухгалтер повинен отримати та перевірити інформацію про статус контрагента.
Особливо для платників єдиного податку потрібно враховувати обмеження, встановлені спрощеною системою.
Тобто:
ФІЗОСОБА
і
ФОП
у договорі оренди — це не просто різні слова у шапці документа.
Це можуть бути різні податкові наслідки.
20. Найпоширеніша помилка власника ТОВ
Директор домовляється:
«Офіс — 30 000 грн».
Підписує договір.
Передає бухгалтеру.
Бухгалтер утримує податки.
Власнику приміщення приходить:
23 100 грн.
І починається:
«Ми домовлялися про 30!»
А директор:
«Я думав, податки компанія платить зверху».
Тому податкову конструкцію оренди потрібно обговорювати:
ДО ПІДПИСАННЯ ДОГОВОРУ.
Не після першої виплати.
⚠️ 7 типових помилок
❌ 1. Перерахували фізособі всю суму договору.
І забули, що ТОВ є податковим агентом.
❌ 2. Використовують стару ставку військового збору.
У 2026 році для такого доходу фізособи — 5%. lg.tax.gov.ua
❌ 3. Нарахували ЄСВ на орендну плату.
На звичайну оренду майна ЄСВ не нараховується. dp.tax.gov.ua
❌ 4. Не перевірили мінімальну орендну плату.
Для нерухомості фізособи ПКУ містить спеціальне правило мінімальної бази. tax.gov.ua
❌ 5. Комунальні просто повернули фізособі без аналізу оподаткування.
Податкова розглядає таку компенсацію як дохід фізособи. lv.tax.gov.ua
❌ 6. Уклали договір на п'ять років як звичайний письмовий.
Для строку від трьох років перевіряємо вимоги ст. 793–794 ЦКУ щодо нотаріального посвідчення та державної реєстрації права користування. Закон України
❌ 7. Зробили дорогий ремонт без погодження з власником.
А вже після ремонту почали з'ясовувати, кому належать поліпшення і хто їх компенсує.
📋 Чек-лист FinAr перед першою оплатою оренди
Перевірте:
☑ Хто орендодавець — фізособа чи ФОП?
☑ Чи підтверджено право передавати приміщення в оренду?
☑ Який строк договору?
☑ Чи потрібне нотаріальне посвідчення/держреєстрація?
☑ Чи підписаний акт приймання-передачі?
☑ 30 000 грн у договорі — нарахована сума чи сторони домовлялися про «чистими»?
☑ Чи перевірена мінімальна орендна плата?
☑ ПДФО — 18%?
☑ Військовий збір — 5%?
☑ ЄСВ не нараховується?
☑ Хто сплачує комунальні?
☑ Як оформлюються ремонти та поліпшення?
☑ Чи є гарантійний платіж і що з ним відбувається після завершення договору?
☑ Чи правильно дохід потрапить до актуальної форми Податкового розрахунку?
💡 Рекомендація FinAr
Оренда офісу у фізособи — нормальна і дуже поширена операція.
Але не будуйте її за принципом:
«ПІДПИСАЛИ ДОГОВІР → ЩОМІСЯЦЯ КИНУЛИ ВЛАСНИКУ 30 000 ГРН».
Правильна схема:
ПЕРЕВІРИЛИ ВЛАСНИКА → ДОГОВІР → ПЕРЕДАЧА ПРИМІЩЕННЯ → ВИЗНАЧИЛИ БАЗУ → НАРАХУВАЛИ ОРЕНДУ → УТРИМАЛИ ПДФО 18% + ВЗ 5% → ВИПЛАТИЛИ ЗАЛИШОК → ВІДОБРАЗИЛИ У ЗВІТНОСТІ.
І окремо врегулювали:
комунальні платежі;
ремонт;
поліпшення;
гарантійний депозит.
Тоді і власник приміщення розуміє, скільки він реально отримає, і ТОВ розуміє, скільки реально коштує оренда та які обов'язки воно має як податковий агент.
Найпростіший приклад, який варто запам'ятати
Якщо в договорі:
30 000 грн нарахованої орендної плати
то за чинними у 2026 році ставками:
ПДФО — 5 400 грн
ВЗ — 1 500 грн
ВЛАСНИК ОТРИМАЄ 23 100 ГРН.
Якщо ж власник хоче:
30 000 ГРН «НА РУКИ»,
нарахована орендна плата має бути приблизно:
38 961,04 ГРН.
Саме цю різницю краще узгодити до підписання договору, а не після першого платежу.
Якщо ви все ж таки вирішили працювати з фізичною особою, будьте готові до адміністративного навантаження. Це вибір між простотою оформлення та податковою дисципліною. Якщо у вас виникають сумніви щодо правильності оформлення документів або розрахунку податків, краще звернутися до професіоналів. Команда FinAr допоможе налагодити податковий облік та уникнути ризиків, щоб ваш бізнес працював спокійно та впевнено.
Часті питання
01 Чи потрібно ТОВ платити ЄСВ при оренді офісу у фізособи?
02 Чи можна орендувати офіс у фізособи безкоштовно?
03 Хто має сплачувати податки: ТОВ чи орендодавець?
04 Чи потрібно нотаріально завіряти договір оренди?
Обговорення
Завантаження коментарів...