Уявімо звичайну ситуацію.
ТОВ замовило консультаційні та маркетингові послуги на:
500 000 ГРН + ПДВ
У бухгалтерії начебто все ідеально:
✅ договір є;
✅ рахунок є;
✅ 500 000 грн сплачено;
✅ акт підписано;
✅ податкова накладна зареєстрована.
Через певний час приходить податкова перевірка.
І замість питання:
«Де акт?»
інспектор ставить значно складніше:
«А ЩО САМЕ ВАШЕ ТОВ ОТРИМАЛО ЗА ЦІ ГРОШІ?»
Бухгалтер відкриває акт.
А там:
«Надано інформаційно-консультаційні та маркетингові послуги згідно з договором — 500 000 грн».
І більше — нічого.
Саме тут починається одна з найнебезпечніших помилок бізнесу:
ДОКУМЕНТИ Є. А ДОКАЗАТИ РЕАЛЬНИЙ ЗМІСТ ОПЕРАЦІЇ — ВАЖКО.
Розбираємо, коли одного договору та акта може бути недостатньо і який «другий рівень доказів» варто створювати бізнесу.
1️⃣ Спочатку важливе уточнення: не кожну операцію ДПС може просто оголосити «без ділової мети»
Тут потрібно бути юридично точними.
У Податковому кодексі справді є поняття:
«розумна економічна причина (ділова мета)».
Воно передбачає намір платника отримати економічний ефект у результаті господарської діяльності.
Але чинний пп.14.1.231 ПКУ прямо визначає сферу застосування цього підпункту — насамперед для цілей ст.39 ПКУ та визначених п.140.5 випадків, де застосовуються відповідні положення ст.39. Тому неправильно говорити, що ДПС має універсальний окремий тест «ділової мети» для абсолютно кожної звичайної внутрішньої операції між двома українськими ТОВ. Закон України
Але це не означає, що достатньо підписати акт.
У внутрішній операції може виникнути інше питання:
ЧИ ВІДБУЛАСЯ ГОСПОДАРСЬКА ОПЕРАЦІЯ РЕАЛЬНО?
І саме тут починається аналіз первинних документів, фактичного змісту операції та її зв'язку з діяльністю підприємства.
2️⃣ Акт не створює послугу
Це принциповий момент.
Первинний документ повинен фіксувати реально здійснену господарську операцію.
Верховний Суд послідовно виходить із того, що для податкових наслідків важливий фактичний зміст операції, а не просто існування комплекту паперів.
У березні 2026 року Об'єднана палата КГС ВС знову сформулювала важливу тезу: основною ознакою операції з надання послуг або виконання робіт є її реальність, а правові наслідки створює сама операція, а не первинний документ як такий. Верховный Суд
Тому:
договір ≠ доказ виконання всього договору;
оплата ≠ автоматичний доказ отримання послуги;
акт ≠ автоматична гарантія реальності операції.
Документи повинні відповідати тому, що відбулося фактично.
3️⃣ З товаром результат часто видно. З консультацією — набагато складніше
Порівняємо.
ТОВ придбало:
верстат за 500 000 грн.
Можна побачити:
верстат;
серійний номер;
накладну;
доставку;
оприбуткування;
введення в експлуатацію;
місце встановлення;
використання у виробництві.
А тепер інша операція:
«маркетингові послуги — 500 000 грн».
Що отримало підприємство?
Де результат?
Хто його створив?
Що конкретно було зроблено?
Як передали результат замовнику?
Як ТОВ його використало?
Саме тому нематеріальні послуги потребують особливої уваги до доказової бази.
4️⃣ Наш кейс: консультація за 500 000 грн
ТОВ укладає договір із консультантом.
Предмет:
«Надання консультаційних послуг з оптимізації бізнес-процесів та розвитку продажів».
Вартість:
500 000 грн
Через два місяці сторони підписують акт:
«Послуги надані в повному обсязі. Сторони претензій не мають».
ТОВ платить 500 000 грн.
На цьому бухгалтерія закриває папку.
Через рік виникає перевірка.
І ДПС запитує:
Які саме консультації надавалися?
Хто їх проводив?
Коли?
Які проблеми підприємства аналізувалися?
Які рекомендації отримало ТОВ?
Де звіт?
Де розрахунки?
Де презентація?
Де листування?
Що підприємство зробило після консультації?
І відповідь:
«Ну… акт же є»
— дуже слабка позиція.
5️⃣ Що потрібно було зробити правильно
До договору можна було додати:
Технічне завдання
Наприклад:
1. Проаналізувати структуру продажів за 2025–2026 роки.
2. Визначити п'ять найбільш маржинальних груп товарів.
3. Проаналізувати роботу відділу продажів.
4. Запропонувати нову систему KPI.
5. Розробити фінансову модель на 12 місяців.
6. Підготувати рекомендації щодо скорочення операційних витрат.
Тоді вже зрозуміло:
ЗА ЩО ТОВ ПЛАТИТЬ 500 000 ГРН.
6️⃣ А після виконання має залишитися результат
Наприклад:
📄 аналітичний звіт — 47 сторінок;
📊 фінансова модель — Excel;
📈 презентація — 36 слайдів;
📋 таблиця KPI;
📑 план оптимізації витрат;
✉️ листування щодо виконання проєкту;
📝 протоколи робочих зустрічей;
📆 календар виконання робіт;
💼 рекомендації керівництву.
Тоді на питання:
«Що отримало ТОВ?»
ми не показуємо один акт.
Ми відкриваємо папку проєкту.
7️⃣ Сильна доказова база виглядає як ланцюг
Я б рекомендував бізнесу будувати її так:
ПОТРЕБА → ЗАВДАННЯ → ВИКОНАННЯ → РЕЗУЛЬТАТ → ВИКОРИСТАННЯ
Розберемо кожен етап.
1. ПОТРЕБА
Чому підприємству взагалі знадобилася послуга?
Наприклад:
продажі впали на 18%.
2. ЗАВДАННЯ
Що саме повинен зробити консультант?
Є ТЗ.
3. ВИКОНАННЯ
Є:
листування;
зустрічі;
запити даних;
проміжні матеріали.
4. РЕЗУЛЬТАТ
Є конкретний продукт:
звіт;
дослідження;
модель;
стратегія;
рекомендації.
5. ВИКОРИСТАННЯ
Найсильніший елемент.
Після отримання рекомендацій директор видає наказ:
змінити систему мотивації відділу продажів.
Або підприємство:
переглянуло ціни;
змінило рекламну кампанію;
запустило новий канал продажів;
скоротило певні витрати;
затвердило новий бюджет.
Тепер економічна історія операції стає зрозумілою.
8️⃣ Маркетинг — особлива зона ризику
Наприклад:
ТОВ заплатило агентству:
800 000 ГРН
за:
«маркетингові та рекламні послуги».
А в документах:
договір;
рахунок;
акт.
Все.
Я б у такій ситуації зберігав значно більше.
Наприклад:
медіаплан;
перелік рекламних кампаній;
креативи;
скриншоти рекламних кабінетів;
статистику показів;
охоплення;
переходи;
ліди;
звіти агентства;
посилання на публікації;
листування;
аналітику результатів.
Бо фраза:
«просування бренду»
сама по собі мало пояснює операцію на 800 000 грн.
9️⃣ А якщо реклама не дала прибутку?
Це дуже важливий момент.
ТОВ витратило:
800 000 грн.
Отримало додаткових продажів лише:
300 000 грн.
Чи означає це автоматично, що операція була нереальною?
НІ.
Бізнес має право приймати невдалі рішення.
Рекламна кампанія може не спрацювати.
Новий продукт може провалитися.
Консультант може дати рекомендації, які не забезпечили очікуваного результату.
Інвестиція може бути збитковою.
Сам факт відсутності прибутку не доводить автоматично відсутність реальної господарської операції.
Ключове питання інше:
Чи була операція реально здійснена і чи існував зрозумілий господарський намір отримати економічний результат?
Саме тому треба відрізняти невдалу операцію від операції, яка існувала лише на папері.
🔟 ДПС не повинна керувати вашим бізнесом
Податкова не повинна вирішувати замість власника:
«Ми б за цю консультацію 500 000 грн не заплатили».
Це не достатній доказ порушення.
Один підприємець може заплатити консультанту 50 000 грн.
Інший — 500 000 грн.
Третій — 5 млн грн.
Ціна сама по собі ще не доводить нереальність операції.
Але чим операція:
дорожча;
нетиповіша;
складніша;
менш матеріальна,
тим більше практичного сенсу мати документи, які пояснюють її зміст.
1️⃣1️⃣ П'ять операцій, де одного акта особливо мало
🔴 1. Консалтинг
«Консультаційні послуги — 600 000 грн».
Потрібно показати, що саме консультували і який результат передали.
🔴 2. Маркетинг
«Маркетингові послуги — 1 200 000 грн».
Покажіть кампанії, матеріали, звіти та аналітику.
🔴 3. IT-послуги
«Розробка програмного забезпечення — 900 000 грн».
Мають залишатися:
ТЗ;
етапи;
результати розробки;
репозиторії/релізи;
протоколи тестування;
передача результату.
🔴 4. Управлінські послуги
«Послуги з управління — 700 000 грн».
Що конкретно зробив виконавець?
🔴 5. Дослідження ринку
«Аналіз ринку — 450 000 грн».
Де саме дослідження?
1️⃣2️⃣ Особливо уважно — якщо контрагент пов'язаний із власником
Наприклад:
ТОВ «Альфа» платить:
1 500 000 грн
за консультації ФОП, який одночасно є:
власником;
директором;
родичем власника;
пов'язаною з бізнесом особою.
Це не означає автоматично, що операція незаконна.
Але виникає очевидне питання:
ЩО САМЕ БУЛО ПРИДБАНО ОКРЕМО ВІД ЗВИЧАЙНИХ ФУНКЦІЙ ЦІЄЇ ОСОБИ?
Якщо директор отримує зарплату за управління підприємством, а його ФОП паралельно виставляє ТОВ рахунок:
«за управлінські консультації»,
потрібно особливо чітко розмежувати функції та фактичні результати.
1️⃣3️⃣ Ще один сигнал — виконавець не схожий на того, хто міг виконати роботу
Наприклад:
компанія заплатила контрагенту:
3 000 000 грн
за масштабне маркетингове дослідження.
А під час аналізу виникають питання:
хто виконував роботу;
які ресурси використовувалися;
чи залучалися субпідрядники;
як організовувався проєкт.
Але тут теж не можна робити автоматичний висновок:
«Немає десяти працівників — операція фіктивна».
Бізнес може використовувати:
підрядників;
фрилансерів;
автоматизацію;
орендовані ресурси;
субпідряд.
Тому оцінювати потрібно сукупність обставин, а не один формальний показник.
Верховний Суд також наголошує на необхідності оцінювати первинні та інші докази в сукупності, а не ізольовано. Верховный Суд
1️⃣4️⃣ Що з ПДВ
Для платника ПДВ питання стає ще дорожчим.
Наприклад:
послуги —
600 000 грн + ПДВ 120 000 грн.
Загальна оплата:
720 000 грн
ПН зареєстрована.
ТОВ включило:
120 000 грн
до податкового кредиту.
А потім під час перевірки виникає спір щодо реальності самої послуги та її використання в господарській діяльності.
Тоді під ризиком може опинитися вже не тільки бухгалтерська витрата, а й податковий кредит з ПДВ.
Судова практика виходить із того, що для податкового кредиту значення має фактичне здійснення операції та належне документальне підтвердження; формального існування документів недостатньо, якщо фактичної операції не було. Верховный Суд
Тому:
ЗАРЕЄСТРОВАНА ПН — ДУЖЕ ВАЖЛИВА. АЛЕ ВОНА НЕ ПЕРЕТВОРЮЄ НЕІСНУЮЧУ ПОСЛУГУ НА РЕАЛЬНУ.
1️⃣5️⃣ А якщо в акті написано лише «послуги згідно з договором»?
Це слабкий документ для складної та дорогої послуги.
Первинний документ повинен давати можливість зрозуміти зміст та обсяг господарської операції.
Верховний Суд звертав увагу, що при оцінці реальності операцій необхідно досліджувати, зокрема, чи розкривають первинні документи зміст операції. Верховный Суд
Тому краще:
❌ «Маркетингові послуги згідно з договором — 500 000 грн».
А:
✅ аналіз рекламних кампаній;
✅ дослідження п'яти конкурентів;
✅ розробка маркетингової стратегії;
✅ підготовка медіаплану;
✅ розробка 20 рекламних матеріалів;
✅ звіт про результати кампанії.
Тоді акт починає розповідати, що реально відбулося.
1️⃣6️⃣ Не потрібно друкувати 500 сторінок доказів до кожного акта
Тут теж важливо не впадати в крайність.
Для звичайної щомісячної послуги на 3 000 грн не потрібно створювати архів на 300 сторінок.
Документальна система повинна бути пропорційною ризику операції.
Чим більша сума та складніша послуга — тим сильніший пакет доказів.
Умовно:
5 000 грн → нормальна первинка;
500 000 грн → первинка + результат + підтвердження виконання;
5 000 000 грн → повноцінне досьє операції.
Це не законодавча шкала, а практичний принцип внутрішнього контролю FinAr.
1️⃣7️⃣ Створіть «досьє великої операції»
Для суттєвих нематеріальних послуг я б рекомендував окрему папку:
📁 ОПЕРАЦІЯ №2026-087
У ній:
01 — обґрунтування потреби;
02 — комерційна пропозиція;
03 — договір;
04 — технічне завдання;
05 — рахунок;
06 — листування;
07 — проміжні матеріали;
08 — фінальний результат;
09 — акт;
10 — оплата;
11 — ПН;
12 — підтвердження використання результату.
Тоді навіть через три роки директор і бухгалтер зможуть відновити логіку операції.
1️⃣8️⃣ Найсильніший документ іноді взагалі не бухгалтерський
Наприклад, консультант рекомендував:
закрити збитковий напрям №3.
Через тиждень відбувається нарада керівництва.
У протоколі:
«Розглянуто звіт консультанта від 15.08.2026. Прийнято рішення припинити напрям №3 та перерозподілити бюджет».
Потім директор видає відповідний наказ.
Це дуже добре демонструє:
РЕЗУЛЬТАТ ПОСЛУГИ НЕ ПРОСТО ЛЕЖАВ У ПАПЦІ — ЙОГО ВИКОРИСТАЛИ В ДІЯЛЬНОСТІ.
1️⃣9️⃣ А якщо результат потрібен лише в майбутньому?
Це теж нормально.
Не кожна витрата повинна принести гроші завтра.
Наприклад:
ТОВ замовило дослідження нового ринку.
Після дослідження вирішило:
НЕ ВИХОДИТИ НА ЦЕЙ РИНОК.
На перший погляд:
«Заплатили гроші і нічого не зробили».
Але результатом дослідження могла бути саме інформація, яка дозволила підприємству не втратити значно більшу суму.
Чинне визначення економічного ефекту в ПКУ охоплює не тільки приріст активів, а й їх збереження та створення умов для такого приросту або збереження в майбутньому. Закон України
Це дуже важлива управлінська логіка.
2️⃣0️⃣ Що ДПС не може робити автоматично
Не варто сприймати цю статтю як:
«Якщо немає презентації — ДПС зніме витрати».
Такого правила немає.
Не існує універсального переліку:
акт + звіт + 10 листів + презентація = операція реальна.
Так само немає правила:
немає презентації = операція нереальна.
Верховний Суд підкреслює необхідність досліджувати сукупність конкретних обставин та доказів. Верховный Суд
Тому кожна операція оцінюється за своїм фактичним змістом.
2️⃣1️⃣ І навпаки: проблемний контрагент не означає автоматично, що винен покупець
Це теж важливо для захисту бізнесу.
Якщо податкова має претензії до контрагента, це ще не означає автоматичного права перекласти всі негативні наслідки на добросовісного покупця.
Верховний Суд у своїх узагальненнях наголошує: потрібно оцінювати первинні документи, фактичні обставини, можливість здійснення операції, її зв'язок із діяльністю та реальну поведінку самого платника. Верховный Суд
Тому нормальна позиція бізнесу:
не:
«Контрагент зареєстрований — більше нічого мене не цікавить».
Але й не:
«Я відповідаю за абсолютно все, що робить мій постачальник».
Потрібно доводити власну реальну операцію.
2️⃣2️⃣ Проведіть тест «ЩО МИ ОТРИМАЛИ?»
Візьміть найбільші нематеріальні витрати ТОВ за останні 12 місяців:
консалтинг;
маркетинг;
IT;
юридичні послуги;
управлінські послуги;
дослідження;
реклама;
інформаційні послуги.
І для кожної поставте п'ять питань:
1. Навіщо ми це купили?
2. Що конкретно повинен був зробити виконавець?
3. Чим підтверджується процес виконання?
4. Що конкретно ми отримали?
5. Як результат використаний або планувався до використання бізнесом?
Якщо на всі п'ять питань можна відповісти документами —
позиція значно сильніша.
Якщо відповідь:
«Є акт»,
варто допрацювати внутрішню систему.
💡 Рекомендація FinAr
Для дорогих нематеріальних послуг введіть просте правило:
НЕ ЗАКРИВАЙТЕ ОПЕРАЦІЮ ЛИШЕ АКТОМ. ЗАКРИВАЙТЕ ЇЇ РЕЗУЛЬТАТОМ.
Бухгалтер бачить:
договір → акт → платіж → ПН.
А власник повинен бачити:
НАВІЩО → ЩО ЗРОБИЛИ → ЩО ОТРИМАЛИ → ЯК ВИКОРИСТАЛИ.
Саме поєднання цих двох ланцюгів створює сильну доказову базу.
І головне:
ДОГОВІР ПОКАЗУЄ, ПРО ЩО ВИ ДОМОВИЛИСЯ.
АКТ ПОКАЗУЄ, ЩО СТОРОНИ ЗАФІКСУВАЛИ ВИКОНАННЯ.
А РЕЗУЛЬТАТ ТА СУКУПНІСТЬ ДОКАЗІВ ПОКАЗУЮТЬ, ЩО ОПЕРАЦІЯ ДІЙСНО ВІДБУЛАСЯ.
Саме останню частину бізнес дуже часто забуває зберігати.
Часті питання
01 Чи достатньо мати лише договір та акт для підтвердження витрат?
02 Що робити, якщо маркетингова кампанія не принесла прибутку?
03 Чи потрібно збирати великий пакет документів для кожної послуги?
Обговорення
Завантаження коментарів...