Ситуація знайома багатьом невеликим компаніям.
Потрібно терміново купити принтер.
Корпоративної картки під рукою немає.
Директор дістає власну картку і платить:
18 600 грн
Наступного дня приходить до бухгалтера:
«Я заплатив своїми. Поверніть мені 18 600 грн з рахунку ТОВ».
І виникають питання:
Чи можна так робити?
Чи не стане повернення 18 600 грн доходом директора?
Чи потрібно утримувати ПДФО та військовий збір?
Які документи потрібні?
А якщо оплатив особистою карткою, але чек оформлений не на ТОВ?
Розбираємо по кроках.
1. Головне: особиста картка директора не робить покупку особистою
Почнемо з принципового моменту.
Сам факт, що директор розрахувався:
ВЛАСНОЮ БАНКІВСЬКОЮ КАРТКОЮ
ще не означає, що він придбав товар для себе.
Податковий кодекс прямо враховує можливість використання особистих платіжних інструментів працівника під час виконання окремих дій за рахунок роботодавця. Це видно, зокрема, з чинного п.п. 170.9.3 ПКУ. tax.gov.ua
А ДПС у чинній базі знань дає ще більш практичну відповідь.
Якщо працівник за власні кошти придбав товари, роботи або послуги на користь роботодавця у зв'язку з виконанням дорученої йому роботи, компенсація таких витрат:
🟢 НЕ Є ЙОГО ОПОДАТКОВУВАНИМ ДОХОДОМ,
якщо роботодавець підтвердив доцільність та обґрунтованість витрат. Zir Tax
Це і є основа нашої ситуації.
2. Розберемо конкретний приклад
ТОВ потрібен новий принтер для бухгалтерії.
Директор отримав завдання його придбати.
Вартість:
18 600 грн
Директор оплатив покупку власною банківською карткою.
Після покупки передав підприємству:
принтер;
фіскальний/розрахунковий документ;
документи на товар;
інші отримані від продавця документи.
ТОВ підтвердило, що принтер:
дійсно потрібен підприємству;
придбаний для господарської діяльності;
переданий підприємству;
взятий на облік.
Після цього підприємство компенсує директору:
18 600 грн.
За таких обставин позиція ДПС дозволяє не розглядати компенсацію як дохід директора для ПДФО та військового збору. Zir Tax
3. Тобто податки — 0 грн?
У нашому правильному прикладі:
| ОпераціяСума | |
| Директор витратив | 18 600 грн |
| ТОВ визнало обґрунтовані витрати | 18 600 грн |
| ТОВ повертає директору | 18 600 грн |
| ПДФО | 0 грн |
| Військовий збір | 0 грн |
| Директор отримує | 18 600 грн |
Чому?
Бо підприємство не виплачує директору зарплату, премію, подарунок чи матеріальну допомогу.
Воно:
ПОВЕРТАЄ ЙОМУ ГРОШІ, ЯКІ ВІН ВИТРАТИВ НА ПОТРЕБИ ТОВ.
Саме таку ситуацію ДПС відмежовує від оподатковуваного доходу. Zir Tax
4. Але є ключова умова
Не можна будувати операцію лише на словах директора:
«Я витратив 18 600 грн на фірму».
Бухгалтеру потрібно підтвердити щонайменше дві речі:
1. ВИТРАТА ДІЙСНО БУЛА.
і
2. ВОНА ЗДІЙСНЕНА В ІНТЕРЕСАХ ТОВ.
Це принципова різниця.
5. Які документи потрібні
Набір залежить від конкретної покупки.
Це можуть бути:
фіскальний чек;
видаткова накладна;
рахунок;
товарний чек у допустимих випадках;
акт виконаних робіт/наданих послуг;
електронний розрахунковий документ;
транспортні документи;
інші первинні та підтвердні документи.
Якщо купуємо товар — бухгалтеру потрібно також оформити його надходження на підприємство.
Тобто схема повинна виглядати логічно:
ДИРЕКТОР ОПЛАТИВ → ТОВ ОТРИМАЛО ТОВАР → Є ДОКУМЕНТИ → ТОВ ВИЗНАЛО ОПЕРАЦІЮ → ДИРЕКТОРУ ПОВЕРНУЛИ ГРОШІ.
6. Одного скріну з банку недостатньо
Наприклад, директор надсилає бухгалтеру скрін:
01.09.2026
TECH MARKET
−18 600 грн
Що ми з нього знаємо?
Тільки те, що:
з картки списали 18 600 грн.
Але ми не знаємо:
що куплено;
скільки одиниць;
за якою ціною;
чи отримало товар ТОВ;
чи це взагалі господарська операція підприємства.
Можливо, директор купив принтер.
А можливо:
телевізор додому;
навушники;
ігрову приставку;
телефон дружині.
Тому банківська операція підтверджує рух грошей, але сама по собі не доводить господарський зміст покупки.
7. Дуже бажано мати доручення від підприємства
Ось тут можна суттєво посилити документальну позицію.
Перед покупкою або в межах установленого внутрішнього порядку можна оформити документ, з якого видно, що директор/працівник діє:
В ІНТЕРЕСАХ ТОВ.
Наприклад:
наказ;
розпорядження;
службова записка;
заявка на закупівлю;
інший внутрішній документ відповідно до документообігу підприємства.
У ньому можна зазначити:
що потрібно придбати;
для якої мети;
орієнтовну суму;
хто здійснює придбання.
Це особливо корисно тому, що актуальна відповідь ДПС прямо прив'язує неоподаткування компенсації до придбання у зв'язку з виконанням дорученої працівнику роботи (трудової функції). Zir Tax
8. А якщо директор уже купив, а наказу не було?
Не потрібно створювати фіктивний документ заднім числом.
Натомість підприємство повинно нормально задокументувати реальну операцію.
Наприклад, директор подає бухгалтерії документи та пояснює:
що було придбано;
чому виникла необхідність;
для якого підрозділу;
чому оплату здійснив власними коштами.
Підприємство перевіряє операцію та підтверджує її доцільність.
Ключове — не назва папірця.
Ключове:
ЧИ МОЖЕ ТОВ ДОВЕСТИ, ЩО ЦЕ ЙОГО ГОСПОДАРСЬКА ВИТРАТА.
9. Авансовий звіт: тут є нюанс
Після змін до п. 170.9 ПКУ правила Звіту вже не варто трактувати за старими пам'ятками.
ПКУ прямо передбачає використання як корпоративних, так і особистих платіжних інструментів. tax.gov.ua
Водночас актуальна база ЗІР ДПС окремо розглядає придбання товарів працівником за власні готівкові кошти та вказує на подання Звіту з підтвердними документами. Zir Tax
Тому практично я б не радив бухгалтеру виходити з правила:
«Особиста картка = Звіт точно не потрібен».
Спочатку визначаємо конкретний спосіб розрахунку та підстави, передбачені п.п. 170.9.4 ПКУ.
А внутрішній пакет документів на компенсацію витрат формуємо в будь-якому разі.
10. Найкраща практика для ТОВ
Навіть якщо в конкретній ситуації формальний Звіт за п. 170.9.4 не є обов'язковим, підприємству потрібен зрозумілий документальний маршрут.
Я б зробив його таким:
1. Підстава для придбання.
2. Документи продавця.
3. Підтвердження оплати директором.
4. Передача товару підприємству.
5. Підтвердження доцільності витрати.
6. Рішення/документ на компенсацію.
7. Перерахування директору рівно підтвердженої суми.
Так бухгалтер через рік зможе відкрити операцію і за дві хвилини зрозуміти:
чому ТОВ перерахувало директору 18 600 грн.
11. Що написати в призначенні платежу
Не робіть платіж директору з призначенням:
«Переказ коштів».
Або ще гірше:
«Поповнення картки».
Платіж повинен бути ідентифікований.
Наприклад, по суті:
«Відшкодування документально підтверджених витрат на придбання товарів для потреб ТОВ згідно з [відповідним внутрішнім документом/звітом]».
Конкретне формулювання підлаштовуємо під документообіг підприємства.
Суть:
З БАНКІВСЬКОЇ ВИПИСКИ МАЄ БУТИ ЗРОЗУМІЛО, ЗА ЩО ДИРЕКТОР ОТРИМАВ ГРОШІ.
12. А якщо директор купив на 18 600 грн, а документів є лише на 15 000?
Ось тут уже не потрібно автоматично компенсувати всю суму.
Маємо:
списання з картки — 18 600 грн;
але:
підтверджено — 15 000 грн.
Безпечна логіка:
🟢 15 000 грн — підтверджена компенсація.
А щодо:
🔴 3 600 грн
спочатку з'ясовуємо:
де документи;
що було придбано;
чи це взагалі витрата підприємства.
Не потрібно перетворювати слова директора на первинний документ.
13. А якщо директор купив щось особисте?
Наприклад:
з особистої картки директора оплачено:
18 600 грн
за смартфон.
Директор каже:
«Це для роботи».
Але:
телефон не передано ТОВ;
на облік не поставлено;
документального зв'язку з діяльністю підприємства немає;
телефоном фактично користуються в особистих цілях.
Тоді назвати переказ:
«компенсацією господарських витрат»
недостатньо.
Податкові наслідки визначаються реальним змістом операції, а не назвою платежу.
14. ДПС прямо попереджає про іншу ситуацію
Актуальна відповідь ЗІР проводить чітку межу.
Якщо придбання працівником товарів за власні кошти не пов'язане з виконанням його трудової функції, кошти, виплачені такому працівнику за реалізовані роботодавцю товари/роботи/послуги, можуть розглядатися вже як:
ІНШИЙ ОПОДАТКОВУВАНИЙ ДОХІД
із ПДФО та військовим збором на загальних підставах. Zir Tax
Тому не можна використовувати схему:
«Директор щось купив собі, а ТОВ просто повернуло гроші».
15. Чи є строк, за який ТОВ повинно повернути директору гроші?
Цікава деталь.
ПКУ детально регулює строки звітування щодо підзвітних операцій, але питання строку, протягом якого підприємство має компенсувати працівнику власні кошти, ДПС відносить уже до майнових відносин між підприємством та працівником, які регулюються цивільним законодавством. Zir Tax
Тому немає сенсу вигадувати універсальне правило:
«ТОВ обов'язково має повернути гроші протягом трьох днів».
Такої універсальної податкової норми для цієї компенсації немає.
Але я б і не залишав такі суми «висіти» роками.
16. Як це виглядає в бухгалтерському обліку
Логіка проста.
Після належного оформлення підприємство визнає:
відповідний актив або витрати
та одночасно:
заборгованість перед працівником.
Наприклад, якщо придбаний принтер відповідає критеріям активу, він обліковується відповідно до його економічної сутності та облікової політики підприємства.
Потім ТОВ перераховує директору:
18 600 грн
і закриває заборгованість перед ним.
Тобто це принципово інша операція, ніж:
ВИПЛАТА ЗАРПЛАТИ ДИРЕКТОРУ.
17. А що з ПДВ?
Ось тут особиста картка — не головна проблема.
Для податкового кредиту ТОВ потрібні підстави, передбачені ст. 198 ПКУ, і належний ПДВ-документ.
Тому якщо підприємство є платником ПДВ, перед покупкою бажано одразу подбати, щоб продавець правильно ідентифікував:
ТОВ ЯК ПОКУПЦЯ
там, де для операції потрібна податкова накладна.
Сам факт:
«директор заплатив своєю карткою»
не створює ТОВ податковий кредит.
Потрібно виконати вимоги ПКУ щодо його документального підтвердження.
18. Особливо обережно з дорогими покупками
Кава для офісу за 800 грн і ноутбук за 80 000 грн — різний рівень документального ризику.
Чим дорожча покупка, тим важливіше мати:
попереднє погодження;
документи на ТОВ;
нормальний розрахунковий документ;
підтвердження передачі активу;
інвентаризаційні/облікові документи;
правильне оформлення ПДВ, якщо застосовується.
Для дорогих активів я б узагалі намагався організовувати оплату безпосередньо з рахунку підприємства, якщо немає реальної термінової необхідності діяти інакше.
19. Директор і засновник — не завжди одне й те саме
Ще одна типова помилка.
Людина може одночасно бути:
засновником ТОВ
і
директором ТОВ.
Але коли ми оформлюємо компенсацію витрат, потрібно розуміти:
В ЯКОМУ САМЕ СТАТУСІ ВОНА ДІЯЛА.
Якщо директор виконував доручення підприємства — маємо одну конструкцію.
Якщо засновник просто купив майно за власні гроші й тепер хоче передати його ТОВ — це вже може бути інша операція:
продаж;
внесок;
додатковий капітал;
інша цивільно-правова конструкція.
Не потрібно називати будь-який переказ засновнику:
«відшкодуванням підзвітних витрат».
20. Порівняймо дві ситуації
🟢 СИТУАЦІЯ №1 — НОРМАЛЬНА
Директору доручили купити принтер.
Він оплатив:
18 600 грн
власною карткою.
Є документи.
Принтер отримало ТОВ.
Він використовується бухгалтерією.
Підприємство підтвердило доцільність витрати.
ТОВ повернуло директору:
18 600 грн.
За актуальною позицією ДПС така компенсація не є доходом для ПДФО та військового збору. Zir Tax
🔴 СИТУАЦІЯ №2 — РИЗИК
Директор говорить:
«Я витратив 18 600 грн на компанію».
Є лише банківський скрін.
Немає нормального підтвердження:
що куплено;
для кого;
чи отримало це ТОВ;
який зв'язок із діяльністю підприємства.
А ТОВ просто перераховує директору:
18 600 грн.
Тут уже значно складніше довести, що це саме неоподатковувана компенсація витрат.
⚠️ 7 помилок, яких краще уникнути
❌ 1. Повернули гроші лише за скріном банківської операції.
❌ 2. Не підтвердили господарську мету покупки.
❌ 3. Товар фактично залишився у директора.
❌ 4. У платіжці написали просто «переказ коштів».
❌ 5. Компенсували більше, ніж підтверджено документами.
❌ 6. Автоматично вирішили, що будь-яка покупка директора — це витрата ТОВ.
❌ 7. Для ПДВ не подбали про документи підприємства як покупця.
📋 Чек-лист бухгалтера
Перед поверненням директору його грошей перевірте:
☑ Що саме придбано?
☑ Для чого це потрібно ТОВ?
☑ Чи діяв директор у межах дорученої роботи?
☑ Чи є розрахунковий документ?
☑ Чи є первинні документи, необхідні для конкретної операції?
☑ Чи отримало ТОВ товар/роботу/послугу?
☑ Чи оприбуткований актив, якщо це товар або обладнання?
☑ Чи підтверджена саме та сума, яку збираємося компенсувати?
☑ Чи правильно оформлений Звіт, якщо для конкретної операції він потрібен?
☑ Чи є підстави для податкового кредиту з ПДВ?
☑ Чи зрозуміле призначення платежу директору?
💡 Рекомендація FinAr
Не потрібно вводити в компанії правило:
«Директору категорично заборонено щось оплачувати власною карткою».
У бізнесі бувають ситуації, коли це найшвидший спосіб вирішити проблему.
Але не повинно бути й іншої крайності:
«Директор заплатив — бухгалтер просто повернув».
Правильна конструкція:
ПОТРЕБА ТОВ → ДОРУЧЕННЯ/ТРУДОВА ФУНКЦІЯ → ПОКУПКА → ДОКУМЕНТИ → ПЕРЕДАЧА ТОВ → ПІДТВЕРДЖЕННЯ ВИТРАТ → КОМПЕНСАЦІЯ.
Тоді:
18 600 грн ВИТРАТИВ ДИРЕКТОР
↓
18 600 грн ПОВЕРНУЛО ТОВ
↓
ПДФО — 0 грн
Військовий збір — 0 грн
за умови, що це справді належно підтверджені витрати на користь роботодавця у зв'язку з виконанням дорученої роботи. Саме такий підхід зараз прямо підтверджує ДПС. Zir Tax
І головна думка для власника бізнесу:
⚠️ ОСОБИСТА КАРТКА ДИРЕКТОРА ≠ ОСОБИСТА ВИТРАТА.
Але:
БЕЗ ДОКУМЕНТІВ «ЦЕ БУЛО ДЛЯ ФІРМИ» — ЛИШЕ СЛОВА.
Пам'ятайте: податкова оцінює не ваші наміри, а документи. Якщо операція не оформлена належним чином, для фіскалів її не існує як господарської, а існує лише як виплата грошей фізособі.
Якщо ви хочете бути впевнені, що ваш фінансовий облік захищений від претензій податкової, варто систематизувати процеси. Команда FinAr допомагає бізнесу налагодити фінансовий облік так, щоб операційні питання не перетворювалися на податкові проблеми. Оптимізуйте свої процеси разом із нами.
Часті питання
01 Чи можна просто переказати гроші директору, якщо він оплатив рахунок ТОВ?
02 Які документи обов'язково потрібні для відшкодування?
03 Чи є різниця, якщо директор — єдиний власник ТОВ?
Обговорення
Завантаження коментарів...