Клієнт не платить пів року, рік, два. Менеджери з продажу кажуть, що «ось-ось перерахують», бухгалтер звично переносить суму з періоду в період, а власник дивиться на баланс і бачить прибуток, якого насправді немає. Це класична пастка дебіторської заборгованості, яка поступово перетворюється на «мертвий вантаж» для бізнесу.
Вона сильна з кількох причин: проблема знайома майже кожному ТОВ, є конкретні гроші та ризик, а головне — можна дати бухгалтеру чіткий алгоритм, а не теорію.
Статтю я б побудував на одному наскрізному кейсі:
ТОВ відвантажило покупцю товар на 300 000 грн. Дохід показали, податки сплатили, товар списали. А покупець так і не заплатив. Минув рік, потім другий — і 300 000 грн досі стоять у дебіторці. Коли бухгалтер має право її списати?
І далі розберемо найважливіше: сумнівна ≠ безнадійна дебіторка, резерв сумнівних боргів, критерії безнадійності, позовну давність, ліквідацію/банкрутство боржника, документи для списання, бухгалтерські проведення, податок на прибуток і окремо що відбувається з ПДВ після списання боргу.
Особливо варто зробити блок:
❗ «Минуло 3 роки — автоматично списуємо»?
І пояснити, чому у 2026 році так механічно діяти небезпечно: потрібно перевіряти конкретний борг, дату виникнення, договір, перебіг позовної давності та законодавчі зміни, які впливали на строки.
А фінал зробимо практичним:
Договір → дата боргу → претензійна робота → позовна давність → резерв → критерій безнадійності → наказ/акт → списання → податкові наслідки.
Це може вийти дуже сильна бухгалтерсько-управлінська стаття, бо для власника головне питання навіть не «як зробити проводку», а:
Чому бухгалтер роками показує в балансі 300 000 грн, яких компанія, можливо, вже ніколи не отримає?
На 10:00 я б її затверджував. Перед написанням перевіримо саме актуальне законодавство станом на 28.08.2026, особливо позовну давність і податкові наслідки списання.
так давай напишемо остаточну до публікації
Так, робимо вже остаточну редакцію для публікації завтра о 10:00. Я окремо перевірив найризикованіший момент — позовну давність: старе правило про її автоматичне продовження на весь період воєнного стану скасоване Законом №4434-IX у 2025 році, тому в 2026-му не можна користуватися старими статтями на цю тему. Закон України
⚠️ Дебіторка «висить» роками: коли борг покупця стає безнадійним і як правильно його списати
ТОВ відвантажило покупцю товар на:
300 000 грн
Товар передали.
Дохід відобразили.
Собівартість списали.
Якщо підприємство — платник ПДВ і працює за загальним правилом першої події, податкові зобов'язання з ПДВ також уже виникли.
А покупець...
не заплатив.
Минає місяць.
Потім пів року.
Рік.
Два.
А в оборотно-сальдовій відомості бухгалтера все ще:
Дт 361 — 300 000 грн.
Власник дивиться на баланс і запитує:
«Навіщо ми показуємо ці 300 тисяч як актив, якщо вже не віримо, що покупець їх заплатить?»
І ось тут починається найцікавіше.
Тому що:
ПРОСТРОЧЕНА ДЕБІТОРКА ≠ СУМНІВНА ДЕБІТОРКА ≠ БЕЗНАДІЙНА ДЕБІТОРКА.
Розбираємо поетапно.
1. Що таке дебіторська заборгованість
У найпростішій ситуації:
ТОВ відвантажило товар → покупець отримав → оплату має здійснити пізніше.
До моменту оплати покупець винен підприємству гроші.
Це і є дебіторська заборгованість.
Наприклад:
товар — 300 000 грн;
строк оплати — до 15 вересня;
покупець не заплатив.
З 16 вересня ми вже маємо прострочення.
Але:
ПРОСТРОЧЕННЯ ЩЕ НЕ ОЗНАЧАЄ, ЩО БОРГ ПОТРІБНО НЕГАЙНО СПИСАТИ.
Можливо, покупець заплатить через тиждень.
Можливо — через місяць.
А можливо — ніколи.
2. Коли борг стає сумнівним
НП(С)БО 10 визначає сумнівний борг як поточну дебіторську заборгованість, щодо якої існує невпевненість у її погашенні боржником. Закон України
Наприклад, покупець:
постійно переносить оплату;
не відповідає на листи;
просить реструктуризацію;
має очевидні фінансові проблеми;
припинив нормальну діяльність;
проти нього відкриті судові або виконавчі процедури.
Тоді бухгалтер уже не повинен дивитися на 300 000 грн так, ніби:
«Це майже гроші на рахунку».
Саме для цього в бухгалтерському обліку існує:
РЕЗЕРВ СУМНІВНИХ БОРГІВ.
3. Навіщо взагалі потрібен резерв
У балансі підприємства не повинна роками стояти дебіторка за повною номінальною сумою, якщо є реальна невпевненість у її погашенні.
Поточна дебіторська заборгованість відображається за чистою реалізаційною вартістю, тобто за мінусом резерву сумнівних боргів. Закон України
Уявімо:
дебіторка покупця:
300 000 грн.
Після аналізу підприємство оцінює ризик неповернення та формує резерв відповідно до своєї облікової політики та НП(С)БО 10.
Це не означає:
«Ми вже пробачили борг».
Ні.
Підприємство продовжує вимагати гроші.
А бухгалтерський облік просто перестає створювати ілюзію, що вся сума дебіторки однаково надійна.
4. Сумнівний борг і безнадійний — не одне й те саме
Оце принципово.
СУМНІВНИЙ:
«Ми ще можемо отримати гроші, але вже не впевнені».
БЕЗНАДІЙНИЙ:
«Є підстави визнати, що ця заборгованість уже не відповідає критеріям активу та підлягає списанню».
У бухгалтерському обліку безнадійна дебіторська заборгованість списується за рахунок створеного резерву, а якщо резерву недостатньо — відповідна сума потрапляє до інших операційних витрат. Зір
5. А що Податковий кодекс називає безнадійною заборгованістю
Тут потрібно відокремити:
БУХГАЛТЕРСЬКЕ СПИСАННЯ
від
ПОДАТКОВИХ НАСЛІДКІВ.
Для цілей ПКУ безнадійна заборгованість повинна відповідати хоча б одній з ознак, визначених п.п. 14.1.11 ПКУ.
Одна з найвідоміших:
заборгованість за зобов'язаннями, щодо яких минув строк позовної давності.
Але це не єдина можлива ознака.
ПКУ передбачає й інші випадки, зокрема окремі ситуації, пов'язані з неможливістю стягнення, банкрутством або ліквідацією боржника тощо. ДПС продовжує застосовувати ці критерії і в актуальних роз'ясненнях. dp.tax.gov.ua
Тому правило:
«Безнадійна = тільки минуло три роки»
неправильне.
6. А тепер про знамениті «3 роки»
За загальним правилом Цивільного кодексу:
ЗАГАЛЬНА ПОЗОВНА ДАВНІСТЬ — 3 РОКИ.
Але це ще не означає:
«Дивимося на дату накладної, додаємо три роки — списуємо».
Позовна давність — окрема юридична категорія, і її перебіг потрібно визначати для конкретного зобов'язання. ЦК встановлює загальний трирічний строк, а також правила щодо початку, зупинення та переривання його перебігу. Закон України
7. Особливо уважно з боргами 2022–2025 років
Оце я б виділив у статті червоним.
Після початку воєнного стану до Цивільного кодексу було внесено норму, за якою низка строків, включно із загальною позовною давністю, продовжувалася на строк дії воєнного стану.
Тому багато старих бухгалтерських матеріалів досі пишуть:
«Під час воєнного стану позовна давність не спливає».
Але у 2026 році просто повторювати цю фразу вже не можна.
⚠️ ЗАКОНОМ №4434-IX ЦЮ СПЕЦІАЛЬНУ НОРМУ ВИКЛЮЧЕНО.
Зміна набрала чинності у 2025 році, тобто перебіг позовної давності був поновлений. Це підтверджується і чинною редакцією ЦК, і актуальними матеріалами ДПС. Закон України
Тому для старої дебіторки потрібно окремо рахувати строк, враховуючи період, протягом якого діяло законодавче продовження.
8. Тобто просто «боргу три роки» — недостатньо
Наприклад, бухгалтер бачить:
борг виник у 2022 році.
І в серпні 2026 року каже:
«Минуло більше трьох років — списуємо».
Стоп.
Спочатку перевіряємо:
коли виникло право вимоги;
який строк оплати передбачений договором;
як на конкретний період вплинули спеціальні правила;
чи були дії боржника, які свідчили про визнання боргу;
чи були інші обставини, що впливають на перебіг строку.
Цивільний кодекс, зокрема, передбачає, що дія особи, яка свідчить про визнання боргу, перериває перебіг позовної давності. Після переривання строк починається заново, а час до переривання до нового строку не зараховується. Закон України
9. Наприклад, покупець визнав борг
ТОВ має дебіторку:
300 000 грн.
Покупець довго не платить.
А потім підписує документ, з якого випливає визнання боргу, або здійснює дію, що юридично може свідчити про таке визнання.
Для визначення позовної давності це може мати принципове значення.
Тому бухгалтер не повинен рахувати строк лише в Excel:
«дата накладної + 1095 днів».
Потрібно дивитися всю історію взаємовідносин із боржником.
10. Чи потрібно чекати спливу позовної давності, щоб створити резерв?
НІ.
І це одна з найпоширеніших помилок.
Резерв сумнівних боргів існує саме тому, що невпевненість у погашенні виникає раніше, ніж борг остаточно стає безнадійним.
Якщо покупець уже має очевидні проблеми з оплатою, бухгалтер не повинен чекати кілька років, щоб уперше звернути увагу на дебіторку.
ДПС також прямо зазначає: коли щодо дебіторської заборгованості існує невпевненість у її погашенні, платник формує резерв відповідно до правил бухгалтерського обліку. Зір
11. А коли вже списуємо з балансу?
Коли заборгованість визнана безнадійною відповідно до правил бухгалтерського обліку, вона більше не повинна продовжувати штучно збільшувати активи підприємства.
Якщо резерв був:
списуємо за рахунок резерву.
Якщо резерву недостатньо:
різниця потрапляє до інших операційних витрат.
Якщо за конкретною поточною дебіторкою створення резерву не передбачалося, НП(С)БО 10 також передбачає її списання при визнанні безнадійною з відображенням у складі інших операційних витрат. Зір
12. Які документи я б підготував для списання
Не рекомендую робити одну проводку:
Дт 944 — Кт 361
і вважати питання закритим.
Потрібно сформувати досьє боргу.
Я б зібрав:
договір із покупцем;
видаткові накладні/акти;
рахунки;
банківські виписки;
акт звірки — якщо є;
листування;
претензії;
документи щодо стягнення;
судові/виконавчі документи — якщо були;
відомості про статус боржника;
розрахунок позовної давності — якщо списання базується на цій ознаці;
бухгалтерську довідку;
рішення/наказ керівника про списання.
Головне:
ІЗ ДОКУМЕНТІВ МАЄ БУТИ ЗРОЗУМІЛО, ЧОМУ САМЕ СЬОГОДНІ ЦЕЙ БОРГ ВИЗНАНО БЕЗНАДІЙНИМ.
13. А що з податком на прибуток?
Тут знову маємо два рівні:
бухгалтерський облік;
податкові різниці.
Для платників податку на прибуток, які застосовують різниці, працює п. 139.2 ПКУ.
Логіка спрощено виглядає так.
При формуванні резерву сумнівних боргів виникають відповідні коригування фінансового результату.
А при списанні дебіторської заборгованості можливість податкового зменшення залежить, зокрема, від того, чи відповідає борг ознакам безнадійної заборгованості за п.п. 14.1.11 ПКУ.
ДПС у травні 2026 року ще раз звернула увагу саме на цей механізм. lv.tax.gov.ua
Тому:
БУХГАЛТЕРСЬКЕ «МИ СПИСАЛИ» ≠ АВТОМАТИЧНЕ ПОДАТКОВЕ «МИ ЗМЕНШИЛИ ПРИБУТОК».
14. Приклад
Безнадійна дебіторська заборгованість:
300 000 грн.
Раніше створений резерв:
200 000 грн.
Якщо борг відповідає податковим ознакам безнадійності, бухгалтер аналізує коригування за п. 139.2 ПКУ.
А якщо підприємство просто вирішило:
«Ми не хочемо більше дзвонити цьому покупцю — списуємо»
і борг не відповідає податковим критеріям безнадійності, податковий результат може бути зовсім іншим.
Саме тому перед списанням бухгалтер повинен відповісти на два різні питання:
1. Чи є борг безнадійним у бухобліку?
2. Чи відповідає він п.п. 14.1.11 ПКУ?
ДПС прямо наголошує, що зменшення фінансового результату за п.п. 139.2.2 застосовується до списаної дебіторки, яка відповідає податковим ознакам безнадійності на дату списання. Зір
15. А якщо ТОВ не застосовує податкові різниці?
Тоді не потрібно механічно переносити всю схему ст. 139 на кожне мале підприємство.
Для платника податку на прибуток, який правомірно не коригує фінансовий результат на відповідні різниці, оподаткування значною мірою слідує за бухгалтерським фінрезультатом.
Тому перед будь-якою «податковою проводкою» спочатку встановлюємо:
ЧИ ЗАСТОСОВУЄ КОНКРЕТНЕ ТОВ ПОДАТКОВІ РІЗНИЦІ.
16. А що з ПДВ?
Тут є дуже важлива річ.
Припустимо:
ТОВ продало товар.
На дату відвантаження за загальним правилом першої події вже виникли податкові зобов'язання з ПДВ.
Покупець гроші так і не заплатив.
Через певний час дебіторку списують.
Виникає спокуса:
«Грошей не отримали — давайте повернемо собі ПДВ».
Так автоматично це не працює.
Сам факт списання/прощення дебіторської заборгованості за вже поставлені товари, коли товар покупцю не повертався, не є сам по собі підставою для зменшення раніше нарахованих ПДВ-зобов'язань постачальника. Актуальна позиція ДПС щодо прощення боргу також виходить із того, що підстав для коригування за п. 192.1 ПКУ у постачальника немає. Зір
Тобто:
СПИСАЛИ ДЕБІТОРКУ ≠ ПОВЕРНУЛИ СОБІ ПДВ.
17. Але для касового методу — окрема історія
Це важливий виняток.
Якщо платник визначає ПДВ-зобов'язання за касовим методом, ДПС у липні 2026 року прямо роз'яснила: при списанні простроченої дебіторської заборгованості за поставлені, але неоплачені товари/послуги таке списання розглядається як інший вид компенсації.
Тому на дату списання виникає необхідність нарахувати ПДВ-зобов'язання та скласти податкову накладну на покупця-боржника. zp.tax.gov.ua
Отже:
загальний метод ПДВ — одна логіка;
касовий метод — інша.
Не змішуємо їх.
18. А якщо після списання покупець раптом заплатив?
Таке теж буває.
Борг списали.
Минув час.
І на рахунок підприємства приходить:
300 000 грн.
НП(С)БО 10 передбачає, що сума відшкодування раніше списаної безнадійної дебіторської заборгованості включається до складу інших операційних доходів. Зір
Тобто:
«Ми колись списали, тому тепер гроші ніде не показуємо»
— звичайно, неправильно.
19. Списання боргу ≠ прощення боргу
Оце теж потрібно розділити.
Бухгалтерське списання
означає, що заборгованість перестає відповідати критеріям активу і прибирається з балансу.
Прощення боргу
це вже юридична дія кредитора — звільнення боржника від обов'язку сплатити.
Це не тотожні операції.
Тому бухгалтер не повинен самостійно вирішити:
«Ми списали дебіторку — значить боржник нам більше нічого не винен».
Юридичні права вимоги та бухгалтерське відображення потрібно аналізувати окремо.
20. Чому власнику потрібно дивитися на дебіторку щомісяця
Уявімо баланс:
гроші на рахунку — 200 000 грн;
товари — 500 000 грн;
дебіторка — 1 800 000 грн.
На папері:
активів — 2,5 млн грн.
А з дебіторки:
600 000 грн — прострочено понад рік;
400 000 грн — покупець має серйозні фінансові проблеми;
300 000 грн — справа вже у виконавчому провадженні.
І реальна фінансова картина бізнесу зовсім інша.
Тому дебіторка — це не тільки питання бухгалтера.
ЦЕ ПИТАННЯ ЛІКВІДНОСТІ БІЗНЕСУ.
⚠️ 7 типових помилок
❌ 1. «Не платить три місяці — списуємо».
Прострочення саме по собі ще не робить борг безнадійним.
❌ 2. «Не списуємо нічого до закінчення позовної давності».
Для сумнівної дебіторки існує резерв.
❌ 3. «Минуло рівно три роки — автоматично списуємо».
Особливо небезпечно для боргів, на строки яких вплинули законодавчі зміни 2022–2025 років. Закон України
❌ 4. Не перевіряємо, чи визнавав боржник борг.
Це може впливати на перебіг позовної давності. Закон України
❌ 5. Списали без документального обґрунтування.
Однієї бухгалтерської проводки недостатньо.
❌ 6. Бухгалтерську безнадійність автоматично прирівняли до податкової.
Для податкових різниць перевіряємо п.п. 14.1.11 ПКУ. Зір
❌ 7. Після списання дебіторки автоматично зменшили ПДВ.
Для звичайної поставки такої автоматичної підстави немає; для касового методу діють окремі правила. Зір
📋 Чек-лист FinAr перед списанням дебіторки
Перед списанням бухгалтеру потрібно пройти один ланцюжок:
☑ Договір — коли покупець повинен був заплатити?
☑ Первинка — чи підтверджена сама поставка?
☑ Оплата — яка сума реально залишилася непогашеною?
☑ Звірка — чи були часткові платежі або визнання боргу?
☑ Претензійна робота — що підприємство зробило для стягнення?
☑ Позовна давність — як вона рахується саме для цього боргу?
☑ Резерв — чи був борг раніше визнаний сумнівним?
☑ НП(С)БО 10 — чи є підстава для бухгалтерського списання?
☑ ПКУ 14.1.11 — чи відповідає борг податковому визначенню безнадійності?
☑ Податок на прибуток — чи застосовує ТОВ різниці за п. 139.2?
☑ ПДВ — загальний чи касовий метод?
☑ Документи на списання — бухгалтерська довідка, розрахунок та рішення керівника.
💡 Рекомендація FinAr
Не чекайте три роки, щоб уперше відкрити оборотно-сальдову відомість по покупцях.
Нормальна система контролю виглядає так:
НЕ ПРОСТРОЧЕНА → ПРОСТРОЧЕНА → СУМНІВНА → РЕЗЕРВ → СТЯГНЕННЯ → БЕЗНАДІЙНА → СПИСАННЯ.
А не:
«ТРИ РОКИ НІХТО НЕ ПЛАТИТЬ → БУХГАЛТЕР ЩОСЬ СПИСАВ».
І ще важливіше:
бухгалтер не повинен сам вирішувати, чи бізнес готовий відмовитися від 300 000 грн.
Бухгалтер показує:
вік боргу;
резерв;
стан розрахунків;
юридичні підстави;
податкові наслідки.
А керівник має бачити проблему набагато раніше, ніж дебіторка перетвориться на безнадійну.
Тому що найкраща робота з безнадійною дебіторкою — це не правильно зроблена проводка на її списання.
Практичний висновок
Дебіторська заборгованість — це актив, який має термін придатності. Тримати його на балансі роками — означає створювати ілюзію успіху та переплачувати податки. Регулярна інвентаризація, контроль строків позовної давності та чітке розуміння юридичного статусу боржника — це база фінансової гігієни.
Якщо ви відчуваєте, що фінансова звітність вашої компанії перевантажена «сміттєвими» активами, а процеси контролю дебіторки не налагоджені, можливо, час переглянути підходи до управлінського обліку. Команда FinAr допомагає бізнесу навести лад у фінансах, налаштувати систему контролю над боргами та зробити звітність прозорою для власника. Зверніться до нас за консультацією, щоб перетворити хаос у цифрах на чітку стратегію розвитку.
Часті питання
01 Чи можна списати борг раніше, ніж через 3 роки?
02 Що робити, якщо я списав борг, а клієнт через рік вирішив його повернути?
03 Чи обов'язково мати акт звірки для списання?
Обговорення
Завантаження коментарів...